كيفية كتابة رسالة بريد إلكتروني احترافي
إذا كنت تعتقد عزيزي القارئ أن كتابة رسالة بريد إلكتروني احترافية هي مجرد رسالة تُكتب فأنت حقًا مخطئ، لأن صياغة الرسالة وطريقة عرضها تميز مستواك في العمل إذا كنت شخصًا تقليديًا أو محترفًا يجيد أساليب المراسلة، لأن المراسلة تعتبر مهارة حيوية في عالم الأعمال الحديث وليست مجرد وسيلة للتواصل. بل تعكس أيضًا شخصيتك المهنية باحتراف وتبرز قدرتك على التعبير بوضوح وفعالية. تعالَوا معي لنجول بين سطور هذا المقال ونتعرف على خُطواتِ صياغةِ رسالةٍ احترافيةٍ باستخدام أوتلوك.
|
| إنشاء رسالة بريد إلكتروني احترافي |
- صندوق التوجيه (المرسل إليهم)
- To ( إلى )
- استخدامه: يحتوي هذا الحقل على عنوان البريد الإلكتروني للمستلم الرئيسي للرسالة.
- الأهمية: يُستخدم لإرسال الرسالة إلى الأشخاص الذين يجب عليهم قراءة الرسالة واتخاذ الإجراءات اللازمة أو الرد عليها مباشرة.
- CC ( نسخة كربونية Carbon Copy )
- استخدامه: يُستخدم هذا الحقل لإضافة عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين يجب أن يتلقوا نسخة من الرسالة، ولكنهم ليسوا المستلمين الرئيسيين.
-
الأهمية: يتيح لك إطلاع الأشخاص الآخرين على الرسالة للمعلومات
أو للمتابعة، دون الحاجة إلى أن يكونوا المستلمين الأساسيين. جميع
المستلمين في حقل "To" و"CC" يمكنهم رؤية عناوين البريد الإلكتروني
لبعضهم بعضا.
- BCC ( نسخة كربونية مخفية Blind Carbon Copy )
- استخدامه: يحتوي هذا الحقل على عناوين البريد الإلكتروني للأشخاص الذين يتلقون نسخة من الرسالة، لكن عناوينهم تكون مخفية عن المستلمين الآخرين.
- الأهمية: يُستخدم هذا الحقل لإرسال نسخ من الرسالة إلى أشخاص دون أن يعرف المستلمون الآخرون (في الحقول "To" و"CC") أن هؤلاء الأشخاص قد تلقوا الرسالة أيضًا. هذا مفيد لحماية خصوصية المستلمين أو عند إرسال رسائل جماعية دون كشف قائمة البريد الإلكتروني بالكامل.
- صندوق العنوان في البريد الإلكتروني Subject
العنوان هو أول ما يراه المستلم، لذا يجب أن يكون موجزًا وواضحًا، يعكس محتوى البريد بصدق. يجب تجنب العناوين الغامضة أو غير المحددة أو الطويلة. على سبيل المثال، إذا كنت ترسل بريدًا لتحديد موعد اجتماع، يمكن أن يكون العنوان كالتالي: "تنظيم موعد لمناقشة مشروع بيع أجهزة كمبيوتر".
- افتتاحية البريد الإلكتروني
البداية الجيدة تعطي انطباعًا إيجابيًا. استخدم تحية رسمية إذا كنت لا تعرف المستلم جيدًا أو إذا كان البريد الإلكتروني موجهًا لأغراض رسمية. أمثلة على التحيات الرسمية تشمل:
- السيدة/السيد محمود،
- عزيزي محمود،
إذا كانت العلاقة أقل رسمية، يمكن استخدام تحية أكثر ودية، مثل:
- مرحبا محمود،
- التمهيد المختصر (ابدأ بمقدمة قصيرة)
في المقدمة، عرّف بنفسك إذا كان ذلك ضروريًا، خاصة إذا كنت تراسل الشخص لأول مرة. اشرح بإيجاز السبب الرئيسي لكتابة البريد. هذه المقدمة يجب أن تكون مختصرة وتهدف إلى إعداد المستلم وتهيئته لبقية المحتوى. على سبيل المثال:
"اسمي محمود أحمد وأعمل كـ تايبست في شركة رايت Right. أكتب إليك اليوم بخصوص عقد اتفاق وشراكة بتنفيذ المهمة."
- شرح الموضوع الرئيس (بوضوح)
الجزء الرئيس من رسالة البريد الإلكتروني يجب أن يكون منظمًا وواضحًا. ابدأ بالنقاط الأكثر أهمية وتأكد من أنك تغطي جميع النقاط الضرورية. استخدم الفقرات لتقسيم المحتوى وجعل القراءة أسهل. حاول أن تكون دقيقًا ومباشرًا دون الغوص في تفاصيل غير ضرورية. على سبيل المثال:
"أود مناقشة إمكانية التعاون في مشروع [بيع أجهزة الكمبيوتر] وأعتقد أنه سيكون هناك فوائد مشتركة. أرفقت أدناه بعض التفاصيل التي يمكن أن نناقشها في اجتماعنا المقبل."
- التدقيق اللُغوي في البريد الإلكتروني (تجنّب العامية)
تجنب استخدام اللهجة العامية أو الاختصارات غير الرسمية. اختر كلماتك بعناية وتأكد من أن اللغة المستخدمة تتسم بالاحترام والاحترافية. إذا كنت تطلب شيئًا، فكن مهذبًا واستخدم عبارات مثل:
- هل يمكن أن تتفضل بـ...
- سأكون ممتنًّا إذا كنت تستطيع ...
- الختام في البريد الإلكتروني
في ختام البريد، وضّح الخطوات التالية المتوقعة أو المطلوبة. إذا كنت تنتظر ردًا، اذكر ذلك بوضوح. وإذا كان هناك موعد نهائي، حدده. على سبيل المثال:
"أرجو أن أسمع منك في أقرب وقت ممكن لتحديد موعد الاجتماع. إذا كان لديك أي استفسارات، لا تتردد في التواصل معي."
- التوقيع الشخصي في البريد الإلكتروني
ختتم بريدك بتوقيع يحتوي على معلومات الاتصال الخاصة بك. التوقيع الاحترافي يعزز من مصداقيتك ويجعل من السهل على المستلم التواصل معك. يجب أن يتضمن التوقيع اسمك، منصبك، اسم شركتك، ورقم هاتفك. على سبيل المثال:
انتبه فإن التحية في النهاية لابد أن تتناسب مع طبيعة الشخص الذي تُرسل له الرسالة فغير مقبول مثلاً أن تقول لشخصية مرموقة (مع وافر التحية) لأن التحية أو مجرد إلقاء التحية قد تنطبق على الأصدقاء، لكن يمكنك استخدام جملة (مع فائق الاحترام) للمدير أو لصاحب مكانة مرموقة.
- مع فائق الاحترام،
- اسمك
- منصبك
- اسم الشركة
- رقم الهاتف
- المرفقات في البريد الإلكتروني
إذا كان هناك ملفات يجب إرفاقها، تأكد من أنها مرفقة بالفعل وأنها بصيغة يسهل فتحها. كما يجب الإشارة إليها بوضوح في نص البريد. على سبيل المثال:
"أرفقت نسخة من التقرير الأخير للمراجعة. يرجى إلقاء نظرة وإعلامي إذا كانت هناك أي ملاحظات."
- المراجعة الشاملة في البريد الإلكتروني
قبل أن تضغط على زر الإرسال، تأكد من بعض الأمور المهمة جدًا لأن هناك بعض الأخطاء لا يمكن تصحيحها بعد وصولها للمستلم مما يقلل من مهنيتك واحترافيتك لديهم، مثل:
- مراجعة البريد بالكامل حتى لا تكون متجاهلاً كلمة أو حرف.
- تحقق من الأخطاء الإملائية والنحوية.
- تأكد من أن الرسالة واضحة وموجزة بلا إطالة أو عدم وضوح.
- قراءة البريد بصوت عالٍ يمكن أن تساعدك في اكتشاف الأخطاء أو العبارات غير الواضحة.
- استخدام الأدوات المفيدة لاكتمال الرسالة
استخدم ميزات البريد الإلكتروني مثل "طلب إيصال بالقراءة" أو "طلب تأكيد الاستلام" إذا كانت هناك حاجة ماسة لذلك. كما يمكنك استخدام أدوات تنظيم البريد الإلكتروني مثل القوالب أو الردود التلقائية لتوفير الوقت وتحسين الكفاءة.
أفضل الممارسات في كتابة البريد الإلكتروني الاحترافي
- كن محددًا: اجعل رسائلك محددة ومركزة على الموضوع الرئيسي. تجنب الإطالة غير الضرورية.
- الاحترام واللباقة: تعامل بلطف واحترام، حتى في الحالات التي تكون فيها الرسائل البريدية ذات طابع رسمي أو تقني.
- وضوح الهدف: تأكد من أن هدف الرسالة واضح للمستلم منذ البداية.
- التنسيق الجيد: استخدم التنسيق الجيد مثل الفقرات والعناوين الفرعية لجعل الرسالة سهلة القراءة.
- التحقق من المستلم: تأكد من كتابة عنوان البريد الإلكتروني الصحيح للمستلم لتجنب الإحراج أو سوء الفهم.
نموذج رسالة بريد إلكتروني حقيقية
قمت بإرفاق بعض اللقطات من الرسائل هنا لكي أضعك في الصورة حتى يمكنك الاطلاع عليها والتأكد من صحة ما كتبته لك في هذا المقال.
النموذج الأول
كانت هذه الرسالة ردًا على رسالة "شركة مطلوب" للأعمال الحرة
|
| رسالة بريد إلكتروني رسمية |
النموذج الثاني
|
| رسالة للتقدم بطلب وظيفة بأحد المراكز الطبية الكندية |
وكان الرد عليها كالآتي:
|
| رسالة رد على التقدم بطلب وظيفة بأحد المراكز الطبية الكندية |
والآن، سأطرح عليكم نموذج جاهز للبريد الإلكتروني لفرصة عمل، حيث يمكنكم تخصيصه تبعًا لأسلوبكم وحسب جهة العمل التي تتقدمون إليها ولا تأخذوها لمجرد النسخ واللصق.
تنبيه كل ما هو باللون الأحمر وما بين القوسين [ ] ستقومون بتغييره حسب سياق الجُمل
نماذج رسالة بريد إلكتروني باللغة العربية
- النموذج الأول: التقدم لطلب وظيفة شاغرة بإحدى الشركات
الموضوع: التقدم لوظيفة (اسم الوظيفة) بشركتكم (اسم الشركة)
عزيزي مدير الموارد البشرية،
أرسلت إليكم هذا البريد الإلكتروني اهتمامًا مني بالوظيفة المتاحة والمقدمة في "موقع/صفحة/جريدة" لدور موظف الاستقبال. أعتقد أن مؤهلاتي وخبرتي تلبّي متطلبات وظيفتكم الموضحة في الوصف الوظيفي وتجعلني مرشحًا مثاليًا لهذا الدور.
عندي خبرة [تخطت 13 عامًا] قضيتها في عدة مناصب مثل إدارة المشاريع، ورواتب الموظفين، وأدوار أخرى كما هو موضح في سيرتي الذاتية. ومن خلال خبراتي العملية السابقة، قمت بتطوير مهارات قوية في القيادة والتواصل وإدارة الوقت وحل المشكلات في كل شركة انضممت إليها.
- لقد تجاوزت الحد الأدنى للكتابة حسب المتطلبات المشار إليها في إعلان الوظيفة، حتى أتمكن من الكتابة بسرعة 80 WPM وبدرجة عالية باستخدام لوحة مفاتيح مرنة (لقطة الشاشة المرفقة).
- أعمل بشكل أفضل مع MS Excel كمستخدم جيد.
- أرتدي الملابس الرسمية دائماً.
- أتعامل بلطف مع الردود على البريد الإلكتروني والمكالمات الواردة كعملي السابق في مركز الاتصال.
أنا متحمس جدًا لهذه الفرصة لتقديم مهاراتي وخبرتي إليكم حتى لو تمكنت من الحصول على بعض فرص التدريب حول العمل للتعرف عليه من قرب. أنا واثق من قدرتي على المساهمة في نجاح الشركة ونموها أثناء تعلم وتطوير مهارات جديدة.
أشكركم على النظر في طلبي. وفي انتظار الفرصة لمناقشة مؤهلاتي بشكل أكبر.
أطيب التحيات.محمود أحمد
المستندات المرفقة:
- سيرتي الذاتية
- لقطة شاشة لاختبار الكتابة الخاص بي في الوقت الحالي.
- النموذج الثاني: متابعة حالة طلب الوظيفة
أعزائي مسؤولي التوظيف،
أتمنى أن تكونوا بخير. أود أن أعبر لكم عن شكري العميق على الفرصة التي منحتموني إياها لحضور مقابلة العمل في [اسم الشركة] يوم [تاريخ المقابلة]. كان من دواعي سروري مقابلة أعضاء الفريق والتعرف على البيئة المهنية الرائعة التي تمتلكونها.
أتطلع إلى مزيد من التفاوض والنقاش حول مسار عملي في شركتكم وكيفية تقديم القيمة
المضافة للفريق. يمكنكم الاتصال بي في أي وقت لمزيد من الأسئلة أو لمزيد من
المعلومات التي قد تحتاجونها.
شكرًا جزيلاً مرة أخرى على الفرصة،
وأتطلع إلى الاستماع إلى ردودكم القيمة.
- النموذج الثالث: الترحيب بعميل جديد للشركة
لو افترضنا أنك موظفًا في شركة وليكن اسمها: ( العايدي للمفروشات)، وتم استقطاب عميل جديد وهو (خالد)
أهلاً ومرحباً،
نحن في [اسم الشركة] نود أن نرحب بكم رسمياً كعميل جديد لدينا. نحن نقدر كثيراً ثقتكم في خدماتنا ونتطلع إلى خدمتكم بأفضل ما لدينا.
نحن هنا للمساعدة في أي استفسارات أو احتياجات قد تكون لديكم. لا تترددوا في الاتصال بنا في أي وقت لمناقشة ما تحتاجونه.
شكرًا جزيلاً مرة أخرى لاختياركم لـ [اسم الشركة]. نتطلع إلى بناء علاقة ناجحة ومثمرة معكم.
- النموذج الرابع
الموضوع: طلب وظيفة أخصائي طبي
السيد/ السيدة الفاضلة،
قسم الموارد البشرية
شركة السعدني
للمستلزمات الطبية
تحية طيبة وبعد،
أتقدم إليكم بطلب للحصول على وظيفة "أخصائي طبي" في شركتكم المرموقة، وذلك بناءً على الإعلان المنشور. اسمي محمود أحمد، وأحمل درجة البكالوريوس في العلوم الطبية من جامعة القاهرة، بالإضافة إلى 5 سنوات من الخبرة العملية في مجال الرعاية الصحية والمستلزمات الطبية.
خلال مسيرتي المهنية، عملت في عدة مستشفيات ومراكز طبية بارزة حيث اكتسبت مهارات واسعة في تقديم الاستشارات الطبية، والتفاعل مع المرضى، وتقديم حلول مستدامة للمشاكل الصحية. أؤمن بأن خبرتي وقدرتي على التواصل الفعّال مع الفريق الطبي والعملاء تجعلني مؤهلاً تمامًا لهذه الوظيفة.
أرفق مع هذه الرسالة سيرتي الذاتية التي تحتوي على تفاصيل حول مؤهلاتي الأكاديمية والعملية، وأنا على استعداد لتقديم أي معلومات إضافية أو المشاركة في مقابلة شخصية في الوقت الذي يناسبكم.
أشكركم على وقتكم واهتمامكم، وأتطلع إلى فرصة للانضمام إلى فريق العمل في شركة السعدني للمستلزمات الطبية.
تفضلوا بقبول فائق الاحترام والتقدير،
محمود أحمد
(رقم الهاتف)
(البريد الإلكتروني)
خاتمة
كتابة بريد إلكتروني احترافي ليست مجرد وسيلة للتواصل، بل هي فن يتطلب الدقة والاهتمام بالتفاصيل. من خلال اتباع الخطوات المذكورة وأفضل الممارسات، يمكنك ضمان أن رسائلك الإلكترونية ستكون فعالة، وتترك انطباعًا إيجابيًا لدى المستلمين. تذكر دائمًا أن البريد الإلكتروني يعكس شخصيتك المهنية، لذا احرص على جعله مثاليًا.
