برنامج "التايبست المحترف" لتعليم الكتابة على الكيبورد

ما سر قوة القائمة Home عن القوائم الأخرى

يكمن السر في قوة القائمة Home عن بقية القوائم الأخرى في كونها أساس تكوين رسالة بريد إلكتروني احترافية بما فيها من أدوات تساعدك على تخطيط الرسالة وتهيئة محتواها على أفضل هيئة. إذ يمكنك فيها إضافة عناصر جديدة كالمواعيد والمهام، وكذلك أدوات الحذف والأرشفة والرد وإعادة التوجيه. وتكمن أهمية هذه القائمة في كونها تجمع بين الوظائف الأساسية والعملية في مكان واحد، مما يساعد المستخدم على إنجاز مهامه بسرعة وكفاءة، سواء كان ذلك في بيئة العمل داخل الشركات أو في الاستخدام الفردي لإدارة البريد الشخصي.

إنشاء رسالة بريد إلكتروني باحترافية من اللحظة الأولى

المجموعة الأولى: جديد New

هذه المجموعة مخصّصة لإنشاء عناصر جديدة داخل Outlook، وهي من أكثر الأدوات استخدامًا لأنها تتيح للمستخدم بدء أي نشاط جديد بسرعة وبشكل محترف غير تقليدي. ومن أبرز الخيارات داخلها:

عناصر إنشاء رسالة بريد إلكتروني احترافية

الرمز	الوظيفة	اختصار الكيبورد
	New Email (رسالة جديدة) تُستخدم لإنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة وإرسالها. كيفية التعامل: عند الضغط عليها، يفتح نافذة كتابة الرسالة حيث يمكن إضافة المستلمين، الموضوع، ونص الرسالة.
	New Items (عناصر جديدة) خيار متقدم يتيح إنشاء عناصر أخرى غير البريد الإلكتروني. عند الضغط على الأيقونة، ستجد خيارات مثل: E-mail Message (رسالة جديدة): هي نفس الأداة السابقة وتم إدراجها في تلك القائمة كخيار إضافي عند الضغط عليها، يفتح نافذة كتابة الرسالة. Appointment (موعد): لإضافة موعد في التقويم. Meeting (اجتماع): لترتيب اجتماع مع أشخاص آخرين. Contact (جهة اتصال): لإضافة شخص جديد إلى دفتر العناوين. Task (مهمة): لتسجيل مهمة جديدة تحتاج للمتابعة. Other Items (عناصر أخرى): مثل الملاحظات أو رسائل البريد الإعلانية.

المجموعة الثانية: حذف Delete

تركّز هذه المجموعة على إدارة الرسائل غير المرغوب فيها أو التي انتهى الغرض منها، حيث تساعد المستخدم على إبقاء صندوق البريد منظمًا وخاليًا من الفوضى. وتشمل الأدوات التالية:

إدارة الرسائل غير الضرورية في ميكروسوفت أوتلوك

الرمز	الوظيفة	اختصار الكيبورد
	Ignore (تجاهل) وظيفة ذكية لإيقاف استلام الردود في محادثة معينة (Specified Conversation). وبمجرد اختيارها، يتم نقل الرسالة الحالية وكل الرسائل المستقبلية في نفس المحادثة تلقائيًا إلى مجلد Deleted Items. عند الضغط عليها، يفتح نافذة كتابة الرسالة حيث يمكن إضافة المستلمين، الموضوع، ونص الرسالة.
	Clean Up (تنظيف) أداة لتنظيم المحادثات عبر إزالة الرسائل المكررة دون داعي داخلها، وتُبقي فقط على أحدث الرسائل التي تحتوي على النصوص السابقة، وبالتالي تقلل من التكرار وتُبسط عرض البريد.
	Junk (البريد غير الهام) للتحكم في الرسائل المزعجة أو الاحتيالية. تشمل خيارات مثل: وضع الرسائل في مجلد Junk Email. حظر المرسِل. إضافة المرسِل إلى قائمة الموثوق بهم. تخصيص إعدادات البريد غير الهام.
	Delete (حذف) تُستخدم لحذف الرسالة المحددة مباشرةً ونقلها إلى مجلد Deleted Items (العناصر المحذوفة). ومع ذلك يمكننا استعادة ما حذفناه من هذا المجلد إذا لزم الأمر.
	Archive (أرشفة) تُستخدم لنقل الرسائل المحددة إلى مجلد Archive (الأرشيف) بدلاً من حذفها. وتختلف عن الحذف في كون الرسالة لا تُزال نهائيًا ولا تُعتبر غير مهمة، بل تُنقل لمكان مخصص للاحتفاظ بها والرجوع إليها عند الحاجة. تُعتبر الأداة مفيدة لترتيب البريد بشكل أفضل، خصوصًا عندما تريد تنظيف صندوق الوارد دون فقدان الرسائل المهمة. ويمكنك بعد ذلك الوصول إلى الرسائل المؤرشفة بسهولة من مجلد Archive في الشريط الجانبي لـ Outlook.

المجموعة الثالثة: الرد Respond

هذه المجموعة مخصّصة للتفاعل مع الرسائل المستلمة، سواء بالرد المباشر أو إعادة التوجيه أو تحويل الرسالة إلى عنصر آخر. وهي من أكثر الأدوات استخدامًا يوميًا، وتشمل:

أسلوب الرد على رسائل البريد الإلكتروني

الرمز	الوظيفة	اختصار الكيبورد
	Reply (رد) يتيح الرد على المرسِل فقط دون إشراك باقي المستلمين. ويُفتح نافذة مصغرة للرد أسفل الرسالة الأصلية مع الاحتفاظ بنص الرسالة الأصلية للاطلاع عليها أثناء الرد.
	Reply All (الرد على الكل) يستخدم للرد على جميع الأشخاص المدرجين في الرسالة الأصلية (المرسل + المستلمين الآخرين). يُفضَّل استخدامه بحذر لتجنب إرسال ردود غير ضرورية للجميع.
	Forward (إعادة توجيه) يُمكِّن المستخدم من إعادة إرسال الرسالة لشخص آخر. يمكنك إضافة تعليق أو تعديل النص قبل الإرسال.
	Meeting (اجتماع) يتيح تحويل البريد الإلكتروني مباشرةً إلى دعوة اجتماع في التقويم. يتم إدراج محتوى الرسالة في تفاصيل الدعوة تلقائيًا.
	More Respond Actions (إجراءات إضافية) قد تحتوي على خيارات أخرى مثل الرد باستخدام قالب جاهز أو إعدادات متقدمة للرد.

المجموعة الرابعة: خطوات سريعة Quick Steps

تضم هذه المجموعة العديد من المزايا المميزة في Outlook، حيث تساعد على أتمتة المهام المتكررة وتوفير الوقت من خلال تنفيذ أكثر من إجراء بضغطة واحدة.

وظيفة مجموعة Quick steps في أوتلوك

وعند قيامك بالضغط على السهم الموجود في الشريط الأزرق الجانبي تظهر أدوات المجموعة كاملةً، وهي كالتالي:

خيارات مجموعة Quick Steps في برنامج أوتلوك

الرمز	الوظيفة	اختصار الكيبورد
	Move to (نقل إلى مجلد) لنقل الرسائل مباشرة إلى مجلد أنت أنشأته.
	To Manager (إلى المدير) لإعادة توجيه الرسالة بسرعة إلى المدير أو شخص حددته مسبقًا.
	Team Email (بريد الفريق) لإنشاء رسالة جديدة بسرعة موجَّهة إلى مجموعة العمل أو الفريق.
	Done (تم) لتمييز الرسالة كمكتملة ثم نقلها إلى مجلد معين.
	Reply & Delete (رد وحذف) يرد على الرسالة ثم يحذفها مباشرة من الوارد.
	إنشاء Quick Step مخصص (Create New) يمكن للمستخدم إعداد خطوة سريعة خاصة به لتنفيذ سلسلة إجراءات في وقت واحد. مثال: وضع علامة على الرسالة + نقلها لمجلد محدد + إعادة توجيهها لشخص ما. وعلى كل حال: ستجد أغلب أدوات تلك القائمة الفرعية موزعة على باقي الشريط في مواضع مختلفة، فيمكنك استخدام الأدوات من داخلها أو خارجها.
	إدارة الخطوات (Manage Quick Steps) للتحكم في ترتيب الخطوات السريعة، تعديلها، أو حذف ما لم تعد تستخدمه.

المجموعة الخامسة: النقل Move

تُستخدم هذه المجموعة لإدارة الرسائل داخل صناديق البريد وتنظيمها بين المجلدات المختلفة، بحيث يسهل العثور عليها لاحقًا. وهي أداة مهمة جدًا للمستخدمين الذين يتعاملون مع عدد كبير من الرسائل يوميًا.

أدوات نقل الرسائل والمحادثات من مجلد إلى آخر في أوتلوك

الرمز	الوظيفة	اختصار الكيبورد
	Move (نقل) يُستخدم لنقل الرسالة المحددة إلى مجلد آخر. وعند الضغط عليه تظهر قائمة منسدلة بالمجلدات المستخدمة باستمرار، وذلك لتسريع العملية. وليس هذا فحسب، بل هناك خيارات أخرى مثل: Other Folder: يمكنك من خلاله اختيار مجلد آخر لنقل الرسائل إليه بدلاً من المستخدمة باستمرار. Copy to Folder: لإنشاء نسخة من الرسالة المحددة ووضعها في مجلد معين تختاره بنفسك. Always Move Messages in This Conversation: يمكنك اختياره لنقل الرسائل الواردة في المحادثة التي تحددها إلى مجلد تختاره بنفسك ويتم النقل بشكل دائم.
	Rules (قواعد) تسمح بإنشاء قواعد تلقائية لتنظيم البريد. إذ يمكنك من خلاله مثلاً: إنشاء قاعدة أو عدة قواعد لنقل رسائل شخص معين إلى مجلد خاص به أو حذفها أو أي إجراء آخر تحدده. إنشاء قاعدة لوضع علامة معينة على الرسائل الواردة من جهة محددة. إنشاء قاعدة لتشغيل إشعارات أو إجراءات آلية أخرى. باختصار: هذه القواعد هي نفسها قاعدة الشرط IF تقوم بإجراءات معينة بناءً على شروط أنت تضعها بنفسك.

المجموعة السادسة: الوسوم Tags

هذه المجموعة مخصّصة لتصنيف الرسائل وإدارتها وفق الأهمية والوقت والمتابعة، مما يساعد المستخدم على تنظيم بريده وترتيب أولوياته. بمعنى أنك تستخدم وسوم (يعني تصنيف) لتميز رسائل عن الأخرى بتلك الوسوم أو التصنيفات، وهي تشبه في عملها لوظيفة الفلتر Filter أو يمكنك اعتبارها هكذا بالفعل.

طريقة استخدام الوسوم Tags في أوتلوك

الأدوات الأساسية داخل المجموعة:

• Categorize (تصنيف بالألوان)

يُستخدم لإعطاء الرسائل أو العناصر لونًا معيّنًا يساعد على تمييزها بصريًا. إذ يمكنك تخصيص أسماء الألوان مثل: "مشروع"، "عمل عاجل"، "شخصي"، فتقوم مثلاً بتسمية اللون الأحمر بإسم (عاجل). ويساعد أيضًا على فرز الرسائل حسب الموضوع أو الأولوية.

• Follow Up (متابعة)

يتيح إضافة علامة (Flag) على الرسائل لتذكير المستخدم بمتابعتها لاحقًا. يمكن تحديد وقت المتابعة مثل: اليوم، غدًا، هذا الأسبوع، أو تحديد تاريخ مخصص. فعند وضع علامة متابعة، تظهر الرسالة في قائمة المهام Tasks أيضًا.

• Mark as Unread/Read (وضع كغير مقروء/مقروء)

يسمح بتغيير حالة الرسالة لتظل مميزة في البريد. ومفيد عند الرغبة في مراجعة الرسالة لاحقًا حتى بعد فتحها.

المجموعة السابعة: بحث/ إيجاد Find

تُعتبر هذه المجموعة من الأدوات الحيوية داخل Outlook لأنها تساعد المستخدم على الوصول السريع إلى الرسائل أو الأشخاص وسط الكم الكبير من البريد الوارد مما يوفر الوقت والمجهود.

طريقة البحث عن أسماء جهات الاتصال في أوتلوك

الرمز	الوظيفة	اختصار الكيبورد
	Search (بحث) يتيح البحث داخل صندوق البريد أو مجلد محدد. حيث يمكن كتابة كلمة مفتاحية للعثور على رسائل مرتبطة بها. يدعم خاصية البحث المتقدم مثل البحث باسم المرسل، الكلمات داخل الرسالة، أو التاريخ.
	Address Book (دفتر العناوين) يفتح دفتر العناوين للوصول إلى جهات الاتصال المسجَّلة. ويساعد في العثور بسرعة على البريد الإلكتروني لشخص ما أو تفاصيله.
	Filter Email (تصفية البريد) يتيح فلترة الرسائل في صندوق الوارد وفق معايير معينة مثل: غير مقروءة & تحتوي على مرفقات & مصنفة بفئة معينة، وهكذا من التصنيفات المتنوعة. هذه الأداة تجعل عرض الرسائل أكثر تنظيمًا وملاءمة للاحتياجات الفورية.

المجموعة الثامنة: التحدث Speech

أداة التحدث Speech في أوتلوك هي أداة مدمجة مع خاصية Read Aloud (القراءة بصوت عالٍ) تسمح بقراءة محتوى الرسائل البريدية باستخدام محرك تحويل النص إلى كلام (Text-to-Speech).

مفيدة جدًا لذوي المهارات الخاصة أو للأشخاص الذين يفضلون الاستماع للبريد أثناء القيام بأعمال أخرى.

ويمكن التحكم في الأداة بتلك الوظائف:

• سرعة القراءة.
• اختيار صوت القارئ.
• إيقاف واستئناف القراءة في أي وقت.

أداة Speech التي تساعدك على قراءة نصوص الرسائل في أوتلوك

المجموعة التاسعة: الإضافات Add-ins

هذه الأداة تتيح دمج Outlook مع تطبيقات وخدمات أخرى عبر الإضافات Add-ins. حيث يمكن للمستخدم تفعيل أو تعطيل الإضافات عبر متجر أوفيس (Office Add-ins Store). هذه الإضافات تمنح Outlook مرونة أكبر من خلال ربطه بأدوات الإنتاجية والخدمات السحابية المختلفة.

من أمثلة الإضافات الشائعة وهناك المزيد:

• Zoom / Teams Meeting: لإنشاء اجتماعات مباشرة من البريد.
• Translator: لترجمة الرسائل بسرعة.
• Trello أو Evernote: لإدارة المهام والملاحظات.

إضافة أدوات وميزات ملحقة ببرنامج ميكروسوفت أوتلوك

ختامًا، مقدار الاستفادة من تلك القائمة

إذا كنت تبحث عن السر وراء سهولة استخدام Outlook، فستجده في قائمة Home. فهي الواجهة التي تمنحك كل ما تحتاجه في لحظة واحدة كإنشاء الرسائل، تنظيم البريد، الردود السريعة، البحث، وحتى الأدوات الذكية مثل الأرشفة والنطق الصوتي. ببساطة، إتقانك لقائمة Home يعني أنك تُمسِكُ بمِفتاحِ السيطرةِ الكاملةِ على بريدِك الإلكتروني.

تعديل المقال