الكتابة على الكيبورد بسرعة - باللغة العربية

أهمية قائمة Review في المؤسسات الكبيرة

من أهم القوائم التي تستخدمها الشركات في برنامج ميكروسوفت أوفيس هي قائمة Review في برنامج مايكروسوفت وورد لأنها تلعب دورًا محوريًا في بيئات العمل الاحترافية، خصوصًا في الشركات والمؤسسات التي تعتمد على إعداد وتبادل المستندات بشكل يومي. فهي لا تقتصر على التدقيق اللُغوي والإملائي فحسب، بل تمتد لتشمل أدوات المراجعة، والتعليقات، وتتبع التغييرات، مما يضمن جودة المستندات ودقتها قبل اعتمادها أو مشاركتها.

أدوات قائمة Review في برنامج وورد

تكمن أهمية هذه القائمة في أنها توفر بيئة متكاملة للتعاون بين الموظفين، حيث يستطيع أكثر من شخص مراجعة نفس المستند، إضافة الملاحظات، تصحيح الأخطاء، وحساب عدد الكلمات بدقة عند الالتزام بشروط معينة مثل إعداد تقارير أو عقود. هذا يجعلها عنصرًا أساسيًا في سير العمل داخل أي مؤسسة تسعى للالتزام بالمعايير المهنية.

المؤسسات الأكثر اعتمادًا على قائمة Review

1. شركات القانون والاستشارات القانونية

تحتاج إلى مستندات دقيقة خالية من الأخطاء الإملائية والنحوية، مع متابعة الملاحظات والتغييرات بشكل صارم في العقود والاتفاقيات.

2. المؤسسات التعليمية والبحثية

يعتمد الأساتذة والطلاب والباحثون على أدوات التدقيق وحساب الكلمات عند إعداد الأبحاث والتقارير العلمية.

3. شركات الترجمة والتحرير

تستفيد من أداة Thesaurus لإيجاد مرادفات مناسبة، ومن Track Changes للمراجعة بين المترجم والمراجع.

4. الهيئات الحكومية والإدارية

تستخدمها في صياغة القرارات الرسمية والتقارير، حيث لا مجال للأخطاء أو الغموض.

5. المؤسسات الإعلامية ودور النشر

مهمة في التدقيق النصي للمقالات والتقارير الإخبارية قبل النشر، لضمان خلوها من الأخطاء اللغوية وتحسين الأسلوب الكتابي.

المجموعة الأولى: Proofing

هذه المجموعة متعلقة بالتدقيق الإملائي والنحْوي تفحص النصوص المكتوبة لاكتشاف الأخطاء الإملائية والنحوية، وحساب عدد الكلمات والمسافات وبعض التفاصيل المتعلقة بمتن المستند.

إعدادات التصحيح والتدقيق اللُغوي في الوورد

رمز الأداة	الوظيفة	اختصارات الكيبورد
	التصحيح الإملائي والنحو Spelling & Grammar عند الضغط عليها، يبدأ وورد بمراجعة المستند من البداية إلى النهاية، ويعرض لك نافذة جانبية أو منبثقة تحتوي على (الكلمة المكتوبة بشكل خاطئ، مع اقتراحات بديلة للتصحيح). إذا كان هناك خطأ نَحْوي (مثل تركيب جملة غير صحيح أو كلمة مستخدمة في غير موضعها)، يقترح البرنامج تصحيحها. وعلى المستخدم أن يختار إما التصحيح أو التجاهل.	ALT + R + S
	القاموس Thesaurus يساعدك في العثور على كلمات بديلة (مرادفات) للكلمة المحددة، مما يثري النص ويُحسن الصياغة اللُغوية ويمنع التكرار الزائد دون داعي. الاستخدام: قم بتحديد النص ثم اضغط على زر Thesaurus سيظهر جزء جانبي يعرض لك المرادفات أو الكلمات ذات المعنى القريب. أهميته: تحسين الأسلوب الكتابي، وجعل النص أكثر تنوعًا واحترافية.	ALT + R + E
	حساب عدد الكلمات Word Count تعرض لك إحصائية شاملة عن المستند أو عن الجزء المحدد منه وهي: (عدد الصفحات، عدد الكلمات، عدد الأحرف (مع الفراغات وبدونها)، عدد الفقرات، وعدد الأسطر). وهذا مهم جدًا في الأبحاث والمقالات التي تُطلب بعدد كلمات محدد. يمكنك تفعيل خيار "Include textboxes, footnotes and endnotes" لإدخال النصوص الموجودة بالهوامش والجداول في الحساب.	ALT + R + W

المجموعة الثانية: Accessibility

هذه المجموعة تمثل إضافة مهمة في الإصدارات الحديثة من مايكروسوفت وورد، وهدفها الأساسي هو جعل المستندات سهلة القراءة والفهم لجميع الأشخاص، بما فيهم ذوي القدرات الخاصة (مثل ضعاف البصر أو من يستخدمون قارئات الشاشة). واختصاره في لوحة المفاتيح ALT + R + A1.

فحص سهولة الوصول

وفيها أربعة خيارات، خياران منهم أساسيان عند الضغط على الأداة، يفتح وورد لوحة جانبية تسمى Accessibility Checker ، يظهر فيه تقرير يتضمن:

1. الخيار الأول: فحص سهولة الوصول Accessibility Checker

عند النقر على هذا الخيار يفتح الوورد لوحة جانبية بنفس الاسم وفيها كل العناصر الموجودة بالمستند، ويعرض لك الأجزاء المكتملة وغير المكتملة التي تحتاج للضبط أو التصحيح كالآتي:

• الأخطاء (Errors): مشاكل خطيرة تعيق القراءة كليًا.
• التحذيرات (Warnings): قد تسبب صعوبة في الفهم لكنها ليست مانعة.
• التلميحات (Tips): اقتراحات لتحسين التجربة.

الأخطاء الشائعة التي تتحقق منها أداة Check Accessibility؟

• صور بدون نص بديل (Alt Text).
• جداول معقدة بدون رؤوس أعمدة.
• عناوين غير مرتبة بشكل منطقي (مثلاً استخدام Heading 3 مباشرة دون Heading 1 و2 .. يعني لابد تبدأ بالترتيب "عنوان أول وبعده عنوان فرعي تاني، وبعده عنوان فرعي ثالث، وبعده فقرة وهكذا).

2. الخيار الثاني: النص البديل Alt Text

تكمن وظيفة هذه الخيار في كتابة وصف نصي بديل للصور والأشكال والجداول. هذا الوصف يُقرأ من قبل برامج قارئات الشاشة لشرح المحتوى البصري للأشخاص المكفوفين أو ضعاف البصر.

للاستعانة بها قم بتحديد الصورة أو الشكل، واضغط على زر Alt Text. ستظهر نافذة جانبية تتيح لك إدخال وصف قصير يوضح وظيفة أو معنى العنصر المرئي.

قد يكون ذلك بالنسبة لك غير ذي قيمة، لكن تعالَ لتعرف أهميتها حتى لك أنت شخصيًا.

• هذه الأداة تجعل المستند أكثر شمولًا لكل التفاصيل الموجودة فيه.
• يُعتبر مطلبًا أساسيًا عند إعداد مستندات رسمية أو تعليمية أو عند نشرها عبر الإنترنت.

مثال: صورة شعار الجامعة → النص البديل يمكن أن يكون "شعار جامعة القاهرة". فإذا نسيت مكان ملف معين على الكمبيوتر فيمكنك البحث عن أي شيء تتذكره في الملف وليكن مثلاً "شعار جامعة القاهرة" فسوف يقوم الجهاز بالاستعانة بالنص البديل للنص لتكتمل نتيجة البحث لك. هل أدركت الآن أهميتها حتى لك!

المجموعة الثالثة: Language

تُستخدم مجموعة اللغة لتحديد لغة النصوص وضبط التدقيق الإملائي والنحوي بحسب اللغة المختارة. وذلك لأن خاصية الترجمة ستعمل من خلالها بعد تحديدك للغة المستند.

ضبط اللغة في مستندات الوورد

رمز الأداة	الوظيفة	اختصارات الكيبورد
	الترجمة Translate هي تلك الخاصية التي تتيح للمستخدمين الترجمة الفورية للنصوص داخل وورد باستخدام خدمة الترجمة المدمجة من مايكروسوفت. Translate Document ترجمة المستند: يرسل نسخة من المستند إلى خدمة الترجمة عبر الإنترنت حيث يتم عرض الترجمة بلغة أخرى في مستند جديد. Translate Selected Text ترجمة النص المحدد: وهو مخصص لترجمة كلمة أو جملة محددة في المستند حيث تظهر نافذة جانبية تعرض الترجمة بالاعتماد على Microsoft Translator. Mini Translator مترجم مصغّر: يعرض ترجمة سريعة تظهر بمجرد تمرير مؤشر الماوس فوق كلمة أو جملة.	Alt + R + L
	اللغة Language تُستخدم تلك الأداة لتحديد لغة النصوص وضبط التدقيق الإملائي والنحوي في الوورد بحسب اللغة المختارة. وبها خياران، هما: الأول Set Proofing Language تعيين لغة التدقيق من خلالها تختار اللغة التي سيعمل بها المدقق الإملائي والنحوي ويمكنك تحديد لغة جزء معين من النص أو المستند بأكمله. وعند الضغط على هذا الخيار يظهر صندوق به تلك الخيارات: Do not check spelling or grammar (عدم التدقيق الإملائي أو النحوي): لتجاهل التدقيق في النصوص المختارة. Detect language automatically (التعرف التلقائي على اللغة): حيث يحاول وورد تمييز لغة النص تلقائيًا. الثاني Language Preferences تفضيلات اللغة: تفتح إعدادات وورد العامة الخاصة باللغات ويمكنك فيها عمل الآتي: اختيار لغة العرض لواجهة البرنامج. اختيار لغة التدقيق الإملائي. إضافة لغات أخرى للعمل عليها.	Alt + R + U

المجموعة الرابعة: Comments

تُعد هذه المجموعة من أهم أدوات التعاون داخل المستندات، حيث تمكّن فريق العمل من تبادل الملاحظات والآراء على النصوص دون تغيير المحتوى الأصلي. وهي أداة أساسية للشركات، المؤسسات الأكاديمية، والفرق التحريرية.

مجموعة التعامل مع التعليقات في برنامج وورد

1. New Comment (تعليق جديد)

لإضافة تعليق على كلمة أو جملة أو فقرة محددة داخل المستند. واختصاره في لوحة المفاتيح ALT + R + C

• طريقة الاستخدام:

1. حدد النص المطلوب.
2. اضغط على New Comment.
3. سيظهر مربع تعليق في الهامش الجانبي، تكتب فيه الملاحظة أو الاقتراح.

• فائدته العملية:

يتيح التواصل بين أكثر من شخص حول التعديلات المطلوبة عند مشاركة الملف بين عدة أشخاص.

لا يؤثر على النص الأصلي لأنه سيظل موجودًا بالإضافة إلى التعليقات في المربعات الجانبية.

2. Delete (حذف تعليق)

يقوم بحذف التعليقات التي تراها غير الضرورية. واختصاره في لوحة المفاتيح ALT + R + D

• الخيارات المنبثقة من هذا الزر:

Delete: حذف التعليق المحدد فقط.
Delete All Comments Shown: حذف كل التعليقات الظاهرة على الشاشة (بحسب طريقة العرض).
Delete All Comments in Document: حذف جميع التعليقات الموجودة في المستند دفعة واحدة.

3. Previous / Next (السابق / التالي)

يمكنك من التنقل بين التعليقات داخل المستند بسهولة دون الحاجة للبحث يدويًا. واختصار Previous في لوحة المفاتيح ALT + R + V ، بينما اختصار Next هو ALT + R + N.

• فائدته:

اختصار الوقت عند مراجعة مستند مليء بالتعليقات.

يتيح متابعة الملاحظات بشكل تسلسلي.

4. Show Comments (إظهار التعليقات)

لعرض أو إخفاء التعليقات الجانبية. واختصاره في لوحة المفاتيح ALT + R + K.

• الفائدة:

عندما تريد العمل على النص بدون تشتيت، يمكنك إخفاء التعليقات مؤقتًا.

وعند المراجعة تعيد إظهارها لمراجعة الملاحظات.

المجموعة الخامسة: Markup

هذه المجموعة مخصصة للتحكم في طريقة عرض التعليقات والتغييرات داخل المستند. فهي لا تضيف محتوى جديد، لكنها تحدد كيف سيظهر للمراجع أو القارئ ما تم إدخاله من تعليقات أو تغييرات.

أداة إضافة التعليقات في برنامج ميكروسوفت وورد

أداة Display for Review، وهي على شكل قائمة منسدلة تشمل أربعة خيارات، واختصارها في الكيبورد ALT + R + TD.

1. Simple Markup (إظهار مبسط)

لعرض التغييرات والتعليقات بشكل مبسط وواضح، حيث تظهر خط عمودي أحمر بجانب السطر الذي تم تعديله، مع إخفاء التفاصيل الكاملة للتغييرات.

• ميزاته:

يعطي مظهرًا أنظف للمستند.
مناسب عند الرغبة في قراءة النص بشكل سلس دون ازدحام.

2. All Markup (إظهار كل العلامات)

لعرض جميع التغييرات والتعليقات بشكل تفصيلي داخل النص (كالحذف، والإضافة، والتنسيق) مع إظهار الملاحظات الجانبية.

• أهميته:

مثالي للمراجعة الدقيقة.
يتيح رؤية كل ما تم تعديله بالتفصيل.

3. No Markup (بدون علامات)

يعرض المستند وكأنه نهائي، بدون إظهار أي تغييرات أو تعليقات.

• مميزاته:

مفيد عند الرغبة في قراءة أو طباعة نسخة نظيفة من المستند.
لكن التغييرات تبقى محفوظة في الخلفية ويمكن إظهارها لاحقًا.

4. Original (النص الأصلي)

يعرض المستند كما كان قبل إدخال أي تعديلات.

• فوائده:

يتيح المقارنة بين النسخة الأصلية والنسخة المعدلة.
مهم عند مراجعة مدى تأثير التعديلات على النص.

أداة Show Markup

يمكنك من خلالها اختيار نوع التغييرات التي تريد عرضها. واختصارها في الكيبورد ALT + R + TM

الخيارات المنبثقة:

• Comments: إظهار أو إخفاء التعليقات.
• Insertions and Deletions: عرض الإضافات والحذف.
• Formatting: عرض تغييرات التنسيق (كالخط والحجم).
• Specific People: عرض التغييرات التي أجراها شخص معين فقط.

الفائدة:

يتيح تخصيص العرض وفقًا لما تحتاجه (مثل التركيز فقط على النصوص دون التنسيقات).

أداة Reviewing Pane (جزء المراجعة)

لعرض جميع التغييرات والتعليقات في لوحة جانبية أو سفلية. واختصارها في الكيبورد ALT + R + TP

الفائدة:

• تعطي نظرة شاملة على التعديلات في مكان واحد.
• تسهل على المراجع المرور على التغييرات دون الحاجة للبحث داخل النص نفسه.

المجموعة السادسة: Language

تُستخدم مجموعة اللغة لتحديد لغة النصوص وضبط التدقيق الإملائي والنحوي بحسب اللغة المختارة. وذلك لأن خاصية الترجمة ستعمل من خلالها بعد تحديدك للغة المستند.

أداة تعقب التغييرات في برنامج الوورد

رمز الأداة	الوظيفة	اختصارات الكيبورد
	تعقب التغييرات Track Changes تُعتبر من أقوى الأدوات في وورد، لأنها تتحكم في تتبع التغييرات داخل المستند، بحيث يتم توثيق كل إضافة أو حذف أو تعديل يقوم به أي مستخدم. هذه الميزة تجعل العمل التعاوني أكثر وضوحًا واحترافية. Track Changes (تتبع التغييرات) تشغيل خاصية تتبع التغييرات: عند تشغيلها، أي تعديل (إضافة، حذف، تنسيق) سيظهر بعلامة مميزة (لون مختلف أو خط شطب). Lock Tracking (قَفل التتبع) لإيقاف خاصية تتبع التغييرات: عند إيقافها، التعديلات ستُطبق مباشرة دون إظهار أثرها. لها بالغ الأهمية تسمح للمراجعين بملاحظة جميع التغييرات. مثالية لمراجعة العقود، الأبحاث، أو التقارير الرسمية.	Alt + R + G
	Accept & Reject (الموافقة على التغييرات أو الرفض) وظيفة كل واحدة منهما تتشابه مع الثانية في تخصيص الخيارات فقط لكن مع مراعاة مهمة كل وظيفة: يعني أن Accept لقبول التغييرات، بينما Reject لرفض التغييرات، لكن تخصيصها فقط متشابه كالآتي: Accept and Move to Next (يعني موافقة على التغيير الحالي والانتقال للتالي). Accept This Change (الموافقة على التغيير الحالي) دون تنفيذ شيء آخر. Accept All Changes Shown: قبول كل التغييرات الظاهرة في طريقة العرض الحالية. Accept All Changes in Document: قبول جميع التغييرات الموجودة في المستند دفعة واحدة. ونفس الخصائص للرفض أيضًا.	Accept Alt + R + A2 Reject Alt + R + J
	Previous / Next (السابق / التالي) الوظيفة: التنقل بين التعليقات داخل المستند بسهولة دون الحاجة للبحث يدويًا. أهميتها: اختصار الوقت عند مراجعة مستند مليء بالتعليقات. ويتيح متابعة الملاحظات بشكل تسلسلي.	Previous Alt + R + F Next Alt + R + H1

المجموعة السابعة: Compare

هذه المجموعة متخصصة في مقارنة المستندات لاكتشاف الفروقات بينها، أو دمج التعديلات القادمة من أكثر من نسخة لنفس المستند. وهي مفيدة جدًا في بيئات العمل التعاوني أو عند مراجعة نسخ متعددة من العقود والأبحاث.

عمل مقارنة بين ملفين وورد

رمز الأداة	الوظيفة	اختصارات الكيبورد
	Compare (مقارنة) هي أداة تُجري مقارنة مستندين مختلفين (نسخة أصلية ونسخة معدّلة) لإظهار الاختلافات بينهما. أسلوب التعامل مع الأداة عند الضغط على Compare يظهر مربع حوار يتضمن: المستند الأصلي (Original document). المستند المعدل (Revised document). وفي النهاية: وورد ينشئ مستندًا جديدًا يوضح فيه جميع الاختلافات (الحذف – الإضافة – التنسيق) باستخدام أدوات التتبع (Track Changes). أهميته في المؤسسات والشركات: مثالية عند مراجعة عقد تم تعديله من طرف آخر. تسهل معرفة التغييرات بسرعة دون قراءة المستند بالكامل.	Alt + R + M
	Combine (دمج) يقوم بدمج التعليقات والتغييرات من نسخ متعددة لنفس المستند في مستند واحد. أسلوب التعامل معها: تستخدم عندما يرسل لك أكثر من شخص نسخته المعدلة من نفس الملف. تختار النسخة الأصلية ثم النسخ المعدلة. وورد ينشئ نسخة موحدة تحتوي على جميع التغييرات، مع تمييز كل مراجع بلون مختلف.

وظيفة Protect في الوورد

تُستخدم أداة Protect لحماية المستند من التعديلات غير المرغوب فيها، خاصة في بيئات العمل التي يشارك فيها أكثر من شخص نفس الملف. وهي تضمن أن المستند يبقى في صورته الصحيحة، أو أن التعديلات تتم وفق ضوابط يحددها منشئ الملف. واختصاره في الكيبورد ALT + R + ZR.

الخيارات الأساسية المنبثقة من Protect

1. Block Authors (منع المؤلفين)

تمنع أشخاصًا معينين من إجراء تعديلات على جزء محدد من المستند عند العمل المشترك عبر خدمات مثل OneDrive أو SharePoint.

كيف يمكننا التعامل معها؟

1. حدد النص أو الفقرة.
2. اختر Block Authors.
3. المستخدمون الآخرون سيرون أن هذا الجزء محجوب عن التعديل.

الفائدة:

• مثالية عند إعداد مستند تعاوني حيث يُسمح لكل عضو بالعمل على قسم محدد فقط.
• تمنع حدوث تضارب أو تعديل غير مرغوب في الأجزاء الحساسة من المستند.

2. Restrict Editing (تقييد التحرير)

لفرض قيود على كيفية تعديل المستند أو تنسيقه بحيث تعطي صلاحيات مخصصة غير مطلقة.

طريقة الاستخدام:

عند الضغط على الأداة، يفتح جزء جانبي باسم Restrict Editing.

يحتوي على عدة إعدادات:

Formatting restrictions (قيود التنسيق): لمنع المستخدمين من تغيير أنماط الخطوط أو الألوان أو التنسيقات.

Editing restrictions (قيود التحرير):

• لجعل المستند للقراءة فقط.
• السماح فقط بملء النماذج.
• تقييد التحرير على التعليقات فقط.

Start enforcement (بدء التنفيذ): يمكنك تعيين كلمة مرور لفرض القيود.

الفائدة:

• تستخدم بكثرة في العقود، النماذج الرسمية، والوثائق القانونية.
• تمنع التعديلات غير المصرح بها.

وأخيرًا، مجموعة Hide Ink في الوورد

هذه المجموعة لا تشتمل إلا على أداة واحدة فقط وهي أداة مخصصة لإخفاء (أو إظهار) الكتابات بالحبر الرقمي (Ink) داخل مستند Word. واختصاره في الكيبورد ALT + R +H2.

أداة Hide Ink إخفاء الحبر الرقمي في برنامج الوورد

الحبر هنا يقصد به ما يتم رسمه أو تدوينه باستخدام قلم رقمي (Stylus) على الأجهزة اللوحية أو الشاشات الداعمة للّمس، مثل أجهزة Microsoft Surface أو الشاشات التفاعلية أو برامج الرسام على الموبايل وما شابه.

عند استخدام خاصية Draw في وورد ورسم ملاحظات أو خطوط أو علامات بالحبر، قد تحتاج أحيانًا إلى إخفائها مؤقتًا لمراجعة النصوص فقط بدون تشويش بصري، ومن هنا تأتي فائدة زر Hide Ink.

متى يُستخدم؟

• عند مراجعة مستندات تم التعليق عليها بخط اليد (مثل محاضر الاجتماعات أو العقود).
• في المؤسسات التعليمية أو التدريبية عند تبادل ملفات مليئة بملاحظات الحبر من الأساتذة أو المدربين.
• في الشركات التي تعتمد الشاشات التفاعلية لاجتماعات العصف الذهني، حيث تُستخدم الكتابة بالحبر كوسيلة لتوضيح النقاط ثم يتم إخفاؤها عند تجهيز النسخة النهائية.

انتبه، ملاحظة ختامية مهمة جدًا

إذا كنت ممن لا يستخدمون تلك القائمة وأدواتها فهذا لا يعني أنك لن تصادفها مرة في حياتك المهنية. بل على العكس تمامًا قد تأتيك فرصة للعمل بأي شركة أو مؤسسة كبيرة أو متوسطة، ويكون من ضمن أعمالها الأساسية هو متابعة العقود أو المستندات المتعلقة بإنجاز بعض المشروعات أو المهمات فهنا يتحتم عليك معرفة مسبقة بطبيعة عملها وكيفية استخدامها. فحاول وحاولي أن تهتموا بكل التفاصيل سواء احتجتموها عاجلاً أو آجلاً.

تعديل المقال