الكتابة على الكيبورد بسرعة - باللغة العربية

تخصيص حفظ المستندات في برنامج الوورد بطريقة احترافية

مقدمة توضيحية

تُعَدّ مَيزة إعداد الحفظ في برنامج مايكروسوفت وورد من الأدوات الأساسية والضرورية لضمان الحفاظ على المستندات وسلامتها. من خلال الإعدادات المختلفة التي يوفرها البرنامج، يمكن للمستخدمين التأكد من أن عملهم محفوظ بشكل دوري ومستمر، مما يقيهم من فقدان البيانات الناتج عن انقطاع التيار الكهربائي أو حدوث أخطاء في النظام.

إعدادات حفظ المستندات في برنامج الوورد

سبب تخصيص وتعيين إعدادات حفظ المستندات

تضطرنا بعض الظروف الخارجة عن إرادتنا في رغبتنا لتعيين إعدادات حفظ المستندات بالوضع الذي يناسب تلك الظروف بالشكل الذي يحافظ على الوقت ولا يهدر المجهود بسبب انقطاع التيار الكهربائي أو عطل في الجهاز أو عطل عام في نظام التشغيل أو الشبكات الداخلية داخل المؤسسة، وأمور أخرى كثيرة قد تتسبب في فقدان بعض البيانات على المستندات.

لذا نحبّذ دائمًا تعديل بعض إعدادات الحفظ في برنامج محرر النصوص Word بشكل يتناسب مع ظروفنا العملية دون الإضرار أيضًا بسهولة العمل على الجهاز، وهناك بعض الخيارات التي يمكن تخصيصها والتعديل عليها بَدءًا من الحفظ التلقائي وصيغة حفظ المستندات والمسار الافتراضي لحفظ المستندات على الجهاز وغيرهم.

تخصيص الإعدادات بترتيبها الموضح في الصورة

تخصيص حفظ المستندات في الوورد

المجموعة الأولى: حفظ المستندات Save documents

1. Save files in this format حفظ الملفات بتلك الصيغة: عليك الاختيار هنا من بين خيارات القائمة المنسدلة والذي يفيدك أحيانًا إذا رغبت في تثبيت الصيغة التي ستحفظ بها المستند والتي تتناسب مع أطراف أخرى تتبادل معك المستندات. ولكن يُفضّل ترك هذا الخيار على ما هو عليه، ولا تشغل بالك به لأن هناك طريقة داخلية لحفظ المستند بالصيغة المناسبة له (Save & Save As) دون الحاجة لتعيين ذلك الخيار على كل المستندات لكي لا تتعرض لمشكلة في صيغة الملف لاحقًا.
2. Save Auto-Recover information every حفظ معلومات الاسترداد التلقائي كل: وهنا تجد أن القيمة الافتراضية للوقت المطلوب فيه حفظ المستند ومعلومات الاسترداد التلقائي على (10 دقائق) فبإمكانك ضبطها على (5 دقائق مثلاً وليس أقل حتى لا تحمّل عبئًا على الجهاز لأن ذلك يستهلك من طاقة الجهاز ومن استيعاب الذاكرة العشوائية Ram) خصوصًا إذا كانت إمكانيات الجهاز متواضعة.
3. Keep the last autosaved version if I close without saving احتفظ بالنسخة الأخيرة السابقة التي تم حفظها تلقائيًا إذا حدثت مشكلة وتم غلق المستند دون حفظ في آخر لحظة (مما يمكنك من استرداد النسخة التي تم حفظها سابقًا على الأقل ولا تخسر كثيرا).
4. AutoRecover file location مسار الاسترداد التلقائي للملفات: يمكنك -إن شئت- أن تترك هذا الخيار على ما هو عليه، وبإمكانك أيضًا أن تغيره لمسار آخر (ولو أني أفضّل أن يتم تغييره لقرص آخر وليكن مثلاً (Partition D) أو أي قرص آخر غير قرص الويندوز تحسبًا من إصابة الويندوز بأي مشكلة أو إخفاف أو يحتاج الجهاز لنسخة جديدة مثلاً، فتكون قد أمّنت نفسك بحفظ الملف في مكان بعيد عن الملفات التي سوف يتم إزالتها بسبب إنزال نسخة ويندوز جديدة.
5. Don't show the backstage when opening or saving files لا تُظهِر الخطوة الأخيرة التي كنت عليها قبل فتح الملفات أو حفظها: رغم أن هذا الخيار قد يكون مزعجًا لبعض المهاريين إلا أنه يفيد آخرين بشكل قوي جدًا، لماذا؟ لأنك أحيانًا تحتاج للتوجه لآخر جزء قد عملت عليه لتعدل عليه مرة أخرى ولكن لا ترغب في تقليب عدة صفحات قبل أو بعد حتى تصل للنقطة المطلوبة، وهنا يفيدك هذا الخيار لأنه ليس فقط يفتح الملف بل ويستقر على الصفحة التي كنت عليها دون تدخل منك شخصيًا.
6. Show additional places for saving, even if sign-in may be required أظهر الأماكن الإضافية للحفظ حتى ولو أن تسجيل الدخول لحسابي على مايكروسوفت ربما كان مطلوبًا: هذا الخيار يفيد في تسهيل عملية الحفظ عليك (إن كان هناك أصلاً طلب لتسجيل الدخول لحساب مايكروسوفت ولكن غالبًا هذا غير موجود) حيث يتيح لك اختيار مكان على الجهاز لحفظ المستندات عليه بدلاً من تسجيل الدخول للحساب.
7. Save to computer by default حفظ إلى الكمبيوتر بشكل افتراضي: هذا الخيار يجعل البرنامج يحفظ الملفات تلقائيًا على جهاز الكمبيوتر (كوسيلة من وسائل الحفظ لكنها ليست الوحيدة يعني). وستلاحظون مربعين للمسارات بأسفل من هذا الخيار يتيحان لك تحديد المسار الذي ترغب في حفظ ملفاتك بواسطة البرنامج تلقائيًا على الجهاز.

المجموعة الثانية: خيارات التحرير دون اتصال لملفات خادم إدارة المستندات

Offline editing options for document management server files

وتلك المجموعة خاصة بالأجهزة المتصلة بشبكة داخلية داخل المؤسسة حيث يتم العمل في بيئة عمل تعمل بنظام السيرفر المحلي لدواعي الأمان داخل المؤسسة.

1. The server drafts location on this computer مسار مُسوَّدات الخادم الموجودة على الجهاز نفسه
2. The office Document cache ذاكرة التخزين المؤقت للمستندات المكتبية
3. تقوم هنا باختيار المسار الذي تريد حفظ المستند فيه لحين إعادة الاتصال بالسيرفر مرة أخرى

المجموعة الثالثة: Preserve fidelity when sharing this document 

تأمين دقة المستند وتفاصيله عند القيام بمشاركته أو إرساله للآخرين.

1. Embed fonts in the file تضمين الخطوط الموجودة بالملف: يسمح لك هذا الخيار بتضمين الخطوط مع المستند حتى يستطيع الطرف الآخر أن يقرأه ويراه مثلما أنت تراه، بمعنى: أن الملف يتضمن مثلاً خطوط مختلفة عن الخطوط الافتراضية لأي جهاز، بتفعيل ذلك الخيار يسمح البرنامج بتضمين تلك الخطوط المختلفة مع المستند ليطّلع عليه الطرف الآخر حتى وإن لم يثبت تلك الخطوط على جهازه هو؛ إلا أن هذا الخيار له جزئين وشرحهما في عنصري (2 & 3)
2. Embed only the characters used in the document (best for reducing file size) تضمين الخطوط المستخدمة فقط في المستند وليس كل الخطوط المثبتة على الجهاز (وذلك مستحسن لتقليل حجم الملف).
3. Don't embed common system fonts عدم تضمين خطوط النظام الشائعة: ويعني هذا الخيار عدم تضمين تلك الخطوط المتداولة في أي جهاز كمبيوتر لأنها على كل حال موجودة فلا داعي لزيادة حجم الملف بخطوط مثبّتة أصلاً على أي كمبيوتر.

الخاتمة

تسهم هذه الميزة في تسهيل عملية استرجاع الملفات المحفوظة تلقائيًا، مما يعزز من كفاءة العمل ويمنح المستخدمين راحة البال أثناء تحرير مستنداتهم. على الرغم من بساطة عملية إعداد الحفظ، إلا أن تأثيرها كبير في تحسين تجربة الاستخدام وضمان استمرارية العمل بشكل سلس وفعال. 

لذا، ينصح دائمًا بضبط إعدادات الحفظ التلقائي بشكل يلائم احتياجات المستخدم لضمان أفضل حماية ممكنة للمستندات.

تعديل المقال