كيفية تصنيف الرسائل الواردة على أوتلوك
مقدمة تعريفية عن تصنيف الرسائل
إدارة البريد الإلكتروني بفعالية يمكن أن تكون تحديًا كبيرًا، خاصة إذا كانت رسائل البريد الإلكتروني تتدفق بشكل مستمر. مايكروسوفت أوتلوك يوفر مجموعة من الأدوات والميزات التي تساعد في تصنيف الرسائل الواردة وتنظيمها، مما يساهم في تحسين إنتاجية المستخدم وتسهيل إدارة البريد الإلكتروني.
 |
| تنظيم الرسائل في مجموعات في أوتلوك |
في هذا المقال، سنستعرض كيفية تصنيف الرسائل الواردة على أوتلوك بطرق مختلفة، بما في ذلك استخدام المجلدات، التصنيفات، وقواعد البريد الإلكتروني.
استخدام المجلدات لتنظيم البريد الإلكتروني
1. إنشاء المجلدات
أول خطوة لتنظيم البريد الإلكتروني هي إنشاء مجلدات مخصصة. يمكن القيام بذلك عبر اتباع الخطوات التالية:
- افتح أوتلوك وانتقل إلى "المجلدات" في الشريط الجانبي الأيسر أو الأيمن "حسب اتجاه اللغة لديك".
- انقر بزر الفأرة الأيمن على "البريد الوارد" واختر "مجلد جديد".
- قم بتسمية المجلد الجديد بشكل يعكس محتوى الرسائل التي ستُخزن فيه، مثل "العمل"، "الشخصي"، أو "الفواتير" أو "اسم المُرسِل" أو "اسم شركة".
2. نقل الرسائل إلى المجلدات
بعد إنشاء المجلدات، يمكنك نقل الرسائل إليها يدويًا:
- حدد الرسالة التي ترغب في نقلها.
- اسحبها إلى المجلد المطلوب في الشريط الجانبي الأيسر.
- يمكنك أيضًا استخدام خيار "نقل إلى Move to" الموجود في شريط الأدوات العلوي ثم تحديد المجلد المستهدف.
استخدام التصنيفات (Categories)
1. تخصيص التصنيفات
أوتلوك يوفر خاصية التصنيفات (Categories) التي تتيح تمييز الرسائل باستخدام ألوان وأسماء مخصصة:
- انتقل إلى علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" في الشريط العلوي.
- اختر "تصنيف" (Categorize) ثم "كل التصنيفات" (All Categories).
- انقر على "جديد" لإنشاء تصنيف جديد، ثم قم بتسمية التصنيف واختيار لون له.
2. تطبيق التصنيفات على الرسائل
لتطبيق تصنيف معين على رسالة:
- حدد الرسالة.
- انقر على "تصنيف" في شريط الأدوات العلوي واختر التصنيف المطلوب.
- يمكن تخصيص تصنيفات متعددة لنفس الرسالة إذا لزم الأمر.
استخدام القواعد (Rules) لتصنيف الرسائل تلقائيًا
1. إنشاء قواعد البريد الإلكتروني
يمكن إعداد قواعد لتصنيف الرسائل تلقائيًا بناءً على معايير محددة، مثل المرسل أو محتوى الرسالة:
- انتقل إلى علامة التبويب "الصفحة الرئيسية".
- انقر على "قواعد" (Rules) ثم "إدارة القواعد والتنبيهات" (Manage Rules & Alerts).
- اختر "قاعدة جديدة" (New Rule) واتبع معالج القواعد لتحديد الشروط والإجراءات.
2. أمثلة على القواعد
- نقل الرسائل من مرسل معين إلى مجلد معين: اختر "نقل الرسائل من شخص معين إلى مجلد".
- تصنيف الرسائل التي تحتوي على كلمات معينة: اختر "تطبيق فئة على الرسائل التي تحتوي على كلمات معينة في الموضوع".
استخدام الفلاتر وعرض البريد الإلكتروني
1. إعداد الفلاتر
الفلاتر تسمح لك بعرض مجموعة معينة من الرسائل فقط:
- انتقل إلى "البحث" في الشريط العلوي.
- اختر "تصفية البريد الإلكتروني" (Filter Email) واختر المعايير المطلوبة، مثل "غير مقروء" أو "مرفقات".
2. تخصيص طرق العرض
يمكنك تخصيص طريقة عرض البريد الإلكتروني لتسهيل الوصول إلى الرسائل الهامة:
- انتقل إلى "عرض" (View) في الشريط العلوي.
- اختر "إعدادات العرض" (View Settings) لتخصيص الأعمدة، والتجميع، والفرز.
استخدام المجلدات الذكية (Search Folders)
1. إنشاء مجلدات البحث
مجلدات البحث توفر طريقة لعرض الرسائل التي تطابق معايير معينة دون نقلها فعليًا:
- انتقل إلى "مجلد" (Folder) في الشريط العلوي.
- اختر "مجلد بحث جديد" (New Search Folder).
- حدد المعيار المطلوب، مثل "الرسائل غير المقروءة" أو "رسائل من أشخاص محددين".
الخاتمة
تصنيف الرسائل الواردة على أوتلوك يمكن أن يسهل بشكل كبير من عملية إدارة البريد الإلكتروني، مما يتيح لك التركيز على المهام الأكثر أهمية. باستخدام المجلدات، التصنيفات، القواعد، الفلاتر، والمجلدات الذكية، يمكنك تنظيم بريدك الإلكتروني بطريقة فعالة وتوفير الوقت والمجهود. اعتمادًا على احتياجاتك، يمكنك تخصيص هذه الأدوات لتحقيق أفضل نتائج لإدارة البريد الإلكتروني الخاصة بك.
