مقدمة تعريفية عن تصنيف الرسائل
ميزة Rules في أوتلوك هي أداة ذكية تمكّنك من التحكم الكامل في بريدك الوارد. بدلاً من هدر وقتك في فرز الرسائل يدويًا، يمكنك أن تضع قواعد مخصصة تعمل نيابةً عنك: مثل تحويل رسائل المدير إلى مجلد خاص بالمدير، أو نقل النشرات الإعلانية إلى مجلد آخر اسمه "النشرات الإعلانية"، أو حتى حذف الرسائل غير المرغوبة تلقائيًا. هذه الميزة تعني ببساطة أن بريدك سيصل مرتبًا وجاهزًا للقراءة، فتُركز فقط على ما يهمك. أنت متخيل السهولة!
|
| تنظيم الرسائل باستخدام القواعد في أوتلوك rules in outlook |
كفاءتك في استخدم ميزة Rules in outlook يضعك في مقدمة احتراف برنامج أوتلوك لتسير بخطىً ثابتة مع روّاد الأعمال التنفيذيين الذين يبحثون عن سبل تسهيل أعمالهم اليومية لتجنب استهلاك المجهود وإضاعة الوقت الذي هو أغلى قيمة في مجال سوق العمل.
استخدام المجلدات في أوتلوك لتنظيم البريد الإلكتروني
- إنشاء المجلدات
أول خطوة لتنظيم البريد الإلكتروني هي إنشاء مجلدات مخصصة. يمكن القيام بذلك عبر اتباع الخطوات التالية:
- افتح أوتلوك وانتقل إلى "المجلدات" في الشريط الجانبي الأيسر أو الأيمن "حسب اتجاه اللغة لديك".
- انقر بزر الفأرة الأيمن على "البريد الوارد Inbox" واختر "مجلد جديد New folder".
- قم بتسمية المجلد الجديد بشكل يعكس محتوى الرسائل التي ستُخزن فيه، مثل "العمل"، "الشخصي"، أو "الفواتير" أو "اسم المُرسِل: المدير مثلاً" أو "اسم شركة".
- نقل الرسائل إلى المجلدات
بعد إنشاء المجلدات، يمكنك نقل الرسائل إليها يدويًا في البداية:
- حدد الرسالة التي ترغب في نقلها.
- اسحبها إلى المجلد المطلوب في الشريط الجانبي الأيسر.
- يمكنك أيضًا استخدام خيار "نقل إلى Move to" الموجود في شريط الأدوات العلوي ثم تحديد المجلد المستهدف.
استخدام التصنيفات في أوتلوك (Categories)
- تخصيص التصنيفات
أوتلوك يوفر خاصية التصنيفات (Categories) التي تتيح تمييز الرسائل باستخدام ألوان وأسماء مخصصة:
- انتقل إلى علامة التبويب "الصفحة الرئيسية" في الشريط العلوي.
- اختر "تصنيف" (Categorize) ثم "كل التصنيفات" (All Categories).
- انقر على "جديد" لإنشاء تصنيف جديد، ثم قم بتسمية التصنيف واختيار لون له.
- تطبيق التصنيفات على الرسائل
لتطبيق تصنيف معين على رسالة:
- حدد الرسالة.
- انقر على "تصنيف" في شريط الأدوات العلوي واختر التصنيف المطلوب.
- يمكن تخصيص تصنيفات متعددة لنفس الرسالة إذا لزم الأمر.
استخدام القواعد في أوتلوك (Rules) لتصنيف الرسائل تلقائيًا
- إنشاء قواعد البريد الإلكتروني
يمكن إعداد قواعد لتصنيف الرسائل تلقائيًا بناءً على معايير محددة، مثل المرسل أو محتوى الرسالة:
- انتقل إلى علامة التبويب "الصفحة الرئيسية".
- انقر على "قواعد" (Rules) ثم "إدارة القواعد والتنبيهات" (Manage Rules & Alerts).
- اختر "قاعدة جديدة" (New Rule) واتبع معالج القواعد لتحديد الشروط والإجراءات.
- أمثلة على القواعد Rules
- نقل الرسائل من مرسل معين إلى مجلد معين: اختر "نقل الرسائل من شخص معين إلى مجلد".
- تصنيف الرسائل التي تحتوي على كلمات معينة: اختر "تطبيق فئة على الرسائل التي تحتوي على كلمات معينة في الموضوع".
استخدام الفلاتر في أوتلوك وعرض البريد الإلكتروني
- إعداد الفلاتر
الفلاتر تسمح لك بعرض مجموعة معينة من الرسائل فقط:
- انتقل إلى "البحث" في الشريط العلوي.
- اختر "تصفية البريد الإلكتروني" (Filter Email) واختر المعايير المطلوبة، مثل "غير مقروء" أو "مرفقات".
- تخصيص طرق العرض
يمكنك تخصيص طريقة عرض البريد الإلكتروني لتسهيل الوصول إلى الرسائل الهامة:
- انتقل إلى "عرض" (View) في الشريط العلوي.
- اختر "إعدادات العرض" (View Settings) لتخصيص الأعمدة، والتجميع، والفرز.
استخدام المجلدات الذكية في أوتلوك (Search Folders)
مجلدات البحث توفر طريقة لعرض الرسائل التي تطابق معايير معينة دون نقلها فعليًا:
- انتقل إلى "مجلد" (Folder) في الشريط العلوي.
- اختر "مجلد بحث جديد" (New Search Folder).
- حدد المعيار المطلوب، مثل "الرسائل غير المقروءة" أو "رسائل من أشخاص محددين".
وختامًا لأهمية القواعد في أوتلوك
تصنيف الرسائل الواردة باستخدام rules في أوتلوك يسهل من عملية إدارة البريد الإلكتروني، مما يتيح لك التركيز على المهام الأكثر أهمية. باستخدام المجلدات، التصنيفات، القواعد، الفلاتر، والمجلدات الذكية، يمكنك تنظيم بريدك الإلكتروني بطريقة فعالة وتوفير الوقت والمجهود. اعتمادًا على احتياجاتك، يمكنك تخصيص هذه الأدوات لتحقيق أفضل نتائج لإدارة البريد الإلكتروني الخاصة بك.
