استخدامات القواعد (Rules) في أوتلوك
يُعتبر برنامج أوتلوك (Microsoft Outlook) من الأدوات الأساسية في إدارة البريد الإلكتروني، خاصة في بيئات العمل والمؤسسات. ومن بين الميزات البارزة في أوتلوك هي القواعد (Rules)، التي تساعد المستخدمين على تنظيم رسائل البريد الإلكتروني وتخصيص تجربتهم بشكل قوي. لأنها تُستخدم لتنفيذ العديد من العمليات التي يمكن أن تكون مملة وتستغرق وقتًا طويلاً إذا أُنجزت يدويًا على أكمل وجه بالنيابة عنك.
|
| استخدامات القواعد في أوتلوك outlook rules |
تفسير القواعد في أوتلوك بشكل أوضح
القواعد في أوتلوك هي مجموعة من التعليمات والمعايير التي تحددها بنفسك ليقوم البرنامج بتنفيذها بعد ذلك على رسائل البريد الإلكتروني آليًّا. حيث يمكنك إنشاء قواعد مخصصة للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني بطرق معينة عند وصولها إلى صندوق الوارد أو عند إرسالها. فتساعدك في تحسين الكفاءة من خلال تصفية الرسائل وتنظيمها وتصنيفها بناءً على تلك المعايير.
ببساطة، تخيل أن لديك مساعدًا شخصيًا آليًا يعمل داخل بريدك الإلكتروني. هذا المساعد هو "القاعدة" (Rule). يقوم بمجموعة من التعليمات على شكل قاعدة IF في اللغة الإنجليزية وإكسل: (إذا حدث كذا، فافعل كذا) يطبقها أوتلوك تلقائيًا على رسائلك الواردة (أو المرسلة) بمجرد وصولها، وبالتالي توفير الوقت، تنظيم صندوق الوارد، وضمان عدم تفويت الرسائل المهمة. أتمنى أن تكونوا قد فهمتم ماذا تعني القواعد.
وقبل أن ندخل في العملية الكبرى لإنشاء القواعد لابد أن أوضح كيف تسير القاعدة بأسلوب كروكي، فالقاعدة تتكون دائمًا من ثلاثة أجزاء أساسية: (الشرط Condition)، الإجراء (Action)، و الاستثناء (Exception). ويأتي تفصيلهم كالآتي:
|
الشرط (Condition) IF |
الإجراء (Action) ...Do |
الاستثناء (Exception) ...Or |
|---|---|---|
|
"إذا" تحقق الشرط في الرسالة. (وهي ما تبحث عنه القاعدة). |
"فـ" هذا هو المطلوب تنفيذه. |
"إلا إذا" تحققت هذه الصفة، فلا تطبق الإجراء. (هذا الجزء اختياري) |
| مثلاً: إذا كانت الرسالة واردة من صديقك فلان. | فـ قم بنقلها مباشرة إلى مجلد "الأصدقاء". | إلا إذا كان عنوان الرسالة يحتوي على كلمة "عاجل". |
الوصول وبدء إنشاء قاعدة في أوتلوك
نبدأ الآن بالشرح العملي لإنشاء قاعدة متقدمة خطوة بخطوة، وهي الطريقة التي تمنحك السيطرة الكاملة على كل تفاصيل القاعدة:
- من تبويب "File ملف" اختر Manage rules & Alerts
هذا هو المكان الذي تبدأ فيه تعيين أي قاعدة وضبطها وتخصيصها كما تريد. اضغط على أيقونة Manage rules & Alerts
- إنشاء قاعدة جديدة: في نافذة "القواعد والتنبيهات"، اضغط على "New Rule قاعدة جديدة".
- اختر نوع القاعدة: هناك عدة أنواع من القواعد المتاحة:
- Stay Organized البقاء منظمًا هدف هذا النوع من القواعد هو لمجرد التنظيف وترحيل الرسائل ونقلها إلى مكان مخصص تختاره بنفسك.
- Stay Up to Date البقاء على اطّلاع أما هدف هذه المجموعة فهو ضبط إشعارات وتنبيهات عن أي مستجدات في الرسائل (الصادرة أو الواردة)
- Start from a blank rule البدء من قاعدة فارغة وبالنسبة لهدف هذه المجموعة فهو بدء قاعدة من البداية للنهاية بتحديدي الشخصي
- Edit the rule description تحرير وصف القاعدة قم بتعديل العناصر المطلوبة مثل (عندما تصل الرسالة من "فلان أو مجموعة" انقلها إلى "مجلد محدد")
- ثم اضغط في النهاية على Next للانتقال للخطوة التالية
الخطوة الأولى: الشرط أو المعيار Condition
اختر الشروط التي يجب أن تنطبق على الرسائل حتى يتم تطبيق القاعدة. وسأقوم بشرح كل المعايير الموجودة في نموذج المعالجة (Rules Wizard) الذي نحن بصدده أسفل الصورة التالية مباشرةً.
وإليكم شرح المعايير ومعناها لكي يسهل على كل المستخدمين (مبتدئ ومحترف) استخدامها بدون تعقيد أو صعوبة:
| from people or public group | الرسالة من مُرسِل محدد (شخص أو قائمة توزيع). |
| with specific words in the subject | الرسالة تحتوي على كلمات محددة في العنوان فقط. |
| through the specified account | الرسالة يتم استلامها عبر حساب محدد (في حال وجود عدة حسابات). |
| sent only to me | الرسالة مرسلة إليك أنت فقط (ولست في خانة CC أو BCC). |
| where my name is in the "To" box | الرسالة مرسلة إليك كمستلِم رئيسي (خانة To). |
| marked as importance | الرسالة تحمل علامة أهمية (عالية، عادية، منخفضة). |
| marked as sensitivity | الرسالة تحمل علامة حساسية/خصوصية (مثل: سري، خاص). |
| flagged for action | الرسالة تم تمييزها للمتابعة (Flagged for Follow Up). |
| where my name is in the Cc box | الرسالة مرسلة إليك كـ نسخة كربونية (خانة Cc). |
| where my name is in the To or Cc box | الرسالة مرسلة إليك في خانة المستلم الرئيسي أو نسخة (To أو Cc). |
| where my name is not in the To box | اسمك ليس في خانة المستلم الرئيسي (To) (قد تكون في Cc أو BCC). |
| sent to people or public group | الرسالة مرسلة إلى مستلم محدد (شخص آخر أو مجموعة). |
| with specific words in the body | الرسالة تحتوي على كلمات محددة في نصها الأساسي. |
| with specific words in the subject or body | الرسالة تحتوي على كلمات محددة في العنوان أو النص الأساسي. |
| with specific words in the message header | الرسالة تحتوي على كلمات محددة في ترويسة الرسالة (متقدم). |
| with specific words in the recipient's address | الرسالة تحتوي على كلمات في عنوان بريد المستلم (مثل اسم النطاق). |
| with specific words in the sender's address | الرسالة تحتوي على كلمات في عنوان بريد المرسل (مثل اسم النطاق). |
| assigned to category category | الرسالة مصنفة ضمن تصنيف أوتلوك محدد (فئة لونية). |
| assigned to category category | الرسالة مصنفة ضمن تصنيف أوتلوك محدد (فئة لونية). |
| assigned to any category | الرسالة تم تصنيفها بأي تصنيف كان. |
| which is an automatic reply | الرسالة هي رد تلقائي (مثل رسائل "خارج المكتب"). |
| which has an attachment | الرسالة تتضمن ملفات مرفقة بها. |
| with a size in a specific range | الرسالة بحدود حجم (أصغر من X أو أكبر من Y). |
| received in a specific date span | الرسالة تم استلامها ضمن فترة تاريخية محددة. |
| uses the form name form | الرسالة تستخدم نموذج أوتلوك مخصص (متقدم). |
| with selected properties of documents or forms | الرسالة تحمل خصائص محددة لمستندات أو نماذج داخلها (متقدم). |
| sender is in specified Address Book | المرسل موجود في دفتر العناوين المحدد. |
| which is a meeting invitation or update | الرسالة هي دعوة اجتماع أو تحديث لها. |
| from RSS Feeds with specified text in the title | الرسالة من خلاصة RSS وعنوانها يحتوي على نص محدد. |
| from any RSS Feed | الرسالة واردة من أي خلاصة RSS تتابعها. |
| of the specific form type | الرسالة هي من نوع نموذج محدد (مثل نموذج رد، متقدم). |
| on this computer only | القاعدة يجب أن تعمل فقط على هذا الكمبيوتر (أي أنها ليست قاعدة خادم). |
وبعدما انتهينا من فهم تلك المعايير، يجب علينا الآن تخصيصها في الجزء السفلي من الصندوق (والتخصيص هنا يعني ضبط تفاصيلها بنفسك) لأننا لا يمكننا الانتقال للخطوة التالية بدون الانتهاء منها.
وأوضح لكم تخصيصها بالصور التالية حيث تخصص عنوان البريد الإلكتروني والكلمات المطلوب تحديدها كمعيار والمجلد الذي سيستقبل الرسالة من عنوان البريد
وبعدهما تحدد الصندوق أو المجلد الذي سيتم ترحيل الرسالة إليه حسب الكلمات التي حددتها والبريد الإلكتروني المقصود تطبيق المعايير عليه سواء كان (inbox) أو غيره من المجلدات الأخرى، وهذه الخطوة عليك.
الخطوة الثانية: تنفيذ الشرط السابق في الحالات التالية
في هذه الخطوة ستختار ما تريد أوتلوك القيام به عندما تنطبق الشروط المحددة.
الخطوة الثالثة: استثناء تنفيذ الشرط في الحالات التالية
في هذه الخطوة سيكون بإمكانك إضافة استثناءات تمنع تطبيق القاعدة على رسائل معينة.
الخطوة الرابعة الأخيرة: تسمية القاعدة بإسم مناسب وتفعيلها
أعطِ القاعدة اسمًا واضحًا وسهل التذكر، ثم احفظها وقم بتفعيلها. وهنا قمت بإعطاء اسم "Hazem-rule" كمثل بسيط للشرح ليس إلا، ويمكنك تسمية القاعدة بأي اسم يخطر على بالك يناسب طبيعة القاعدة وشروطها.
خذ لك فكرة عن أهم الاستخدامات الشائعة للقواعد في أوتلوك
- تنظيم الرسائل حسب المرسل أو الموضوع
يمكن استخدام القواعد لنقل الرسائل الواردة من مرسلين معينين أو التي تحتوي على كلمات محددة في الموضوع إلى مجلدات مخصصة. هذا يساعد في تصنيف الرسائل الواردة بشكل أفضل ويقلل من الفوضى في صندوق الوارد الرئيسي.
- تصفية البريد العشوائي
يمكن إعداد قواعد لتصفية الرسائل المزعجة (البريد العشوائي) بناءً على معايير معينة مثل وجود كلمات مشبوهة في العنوان أو المحتوى، أو إذا كان المرسل غير معروف. يتم نقل هذه الرسائل تلقائيًا إلى مجلد البريد العشوائي أو حذفها مباشرة.
- إعداد الردود التلقائية
في حالات الإجازات أو التواجد خارج المكتب، يمكن إعداد قاعدة لإرسال ردود تلقائية على الرسائل الواردة، تُعلم المرسلين بأنك غير متاح حاليًا وتقدم لهم تفاصيل الاتصال البديلة إذا لزم الأمر.
- إعلامات مخصصة
يمكن إعداد قواعد لإظهار إعلامات مخصصة عندما تصل رسائل من مرسلين معينين أو تحتوي على موضوعات مهمة. يمكن أن تكون هذه الإشعارات في شكل نوافذ منبثقة أو أصوات تنبيهية.
- نقل الرسائل إلى المهام أو الملاحظات
يمكن استخدام القواعد لتحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى مهام أو ملاحظات في أوتلوك. هذه الميزة مفيدة جدًا لإدارة المشاريع والمتابعة على المهام المرسلة عبر البريد الإلكتروني.
- تصنيف الرسائل وتلوينها
يمكن إعداد قواعد لتطبيق تصنيفات أو ألوان معينة على الرسائل بناءً على المرسل أو الموضوع أو الكلمات المفتاحية. هذا يساعد في التعرف على الرسائل الهامة بسرعة وفرزها بصريًا.
- إعادة توجيه الرسائل
يمكن إعداد قواعد لإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا إلى عنوان بريد إلكتروني آخر. هذه الميزة مفيدة عندما ترغب في تمرير رسائل محددة إلى زملاء العمل أو عندما تستخدم حسابات بريد إلكتروني متعددة.
فوائد استخدام القواعد في أوتلوك
- تحسين الإنتاجية
تُساهم القواعد في تقليل الوقت الذي يقضيه المستخدم في فرز وتصنيف البريد الإلكتروني يدويًا، مما يُعزز الإنتاجية ويسمح بالتركيز على المهام الأكثر أهمية.
- تنظيم أفضل للبريد الإلكتروني
تساعد القواعد في الحفاظ على صندوق الوارد منظمًا وخاليًا من الفوضى، مما يجعل العثور على الرسائل المهمة أسهل وأسرع.
- تقليل الإجهاد
بفضل الأتمتة، يقلل استخدام القواعد من الإجهاد المرتبط بإدارة كمية كبيرة من البريد الإلكتروني، حيث يتم التعامل مع العديد من الرسائل بشكل تلقائي.
- تحسين الاتصالات
بإعداد الردود التلقائية وإعادة توجيه الرسائل، يمكن تحسين الاتصال وضمان عدم فقدان أي رسالة مهمة، خاصة في بيئات العمل الديناميكية.
نصائح لاستخدام فعال للقواعد في أوتلوك
- راجع القواعد بانتظام
من المهم مراجعة القواعد وتحديثها بانتظام لضمان أنها لا تزال تلبي احتياجاتك وتعمل بشكل صحيح. قد تتغير احتياجاتك بمرور الوقت، ولذلك يجب تعديل القواعد لتناسب هذه التغييرات.
- استخدم قواعد متعددة
لا تعتمد على قاعدة واحدة لأداء جميع المهام. بدلاً من ذلك، قم بإنشاء قواعد متعددة لكل مهمة محددة لتحقيق أقصى قدر من التنظيم والكفاءة.
- تجنب التعقيد المفرط
على الرغم من أن القواعد يمكن أن تكون قوية جدًا، إلا أنه من المهم الحفاظ على بساطتها لتجنب الأخطاء ولتكون سهلة الفهم والإدارة.
- اختبار القواعد
بعد إنشاء قاعدة جديدة، اختبرها للتأكد من أنها تعمل كما هو متوقع. يمكن أن يساعد ذلك في تجنب المشاكل وضمان أن الرسائل تُعالج بالطريقة الصحيحة.
خاتمة المقال
تمثل القواعد في أوتلوك أداة قوية وفعالة تساعد في تحسين إدارة البريد الإلكتروني وزيادة الإنتاجية. من خلال إعداد قواعد مخصصة، يمكن للمستخدمين تصفية الرسائل وتنظيمها وإعادة توجيهها بطرق تلبي احتياجاتهم الخاصة. باستخدام القواعد بشكل صحيح، يمكن تحسين تجربة استخدام أوتلوك بشكل كبير وجعل عملية إدارة البريد الإلكتروني أكثر سهولة وفعالية.
