الكتابة على الكيبورد بسرعة - باللغة العربية

أهمية الـ Options للتعامل مع Outlook باحترافية

إذا كنت تظن أن استخدام برنامج Microsoft Outlook يقتصر فقط على إرسال واستقبال الرسائل أو تنظيم المواعيد والاجتماعات فأنت لم تكتشف بعد الجانب الاحترافي منه. فالسر الحقيقي في الانتقال من مجرد مستخدم عادي إلى مستخدم محترف يكمن في Outlook Options؛ هذه النافذة التي تضم عشرات الإعدادات التي تتحكم في كل صغيرة وكبيرة داخل البرنامج.

ضبط وتخصيص برنامج ميكروسوفت أوتلوك

من خلال Options تستطيع أن تخصص تجربتك بما يتناسب مع طبيعة عملك، بدءًا من شكل واجهة البريد، مرورًا بطريقة الردود والتنبيهات، وصولًا إلى إعدادات الأمان والخصوصية. ولا مبالغة في القول إن التعامل مع Microsoft Outlook باحترافية لا يكتمل إلا بإتقان أدوات Options، لأنها ببساطة البوابة التي تمنحك السيطرة الكاملة على البرنامج وتجعل Outlook يخدمك بأفضل صورة ممكنة.

قم بالضغط على تبويب File الموجود في شريط القوائم بالبرنامج ستظهر لك الشاشة التالية، اضغط على خيارات Options لتبدأ في تخصيص إعدادات البرنامج وفقًا لتجربتك الشخصية أو حسب توجيهات العمل.

تخصيص برنامج ميكروسوفت اوتلوك Microsoft Outlook Options

تخصيص خيارات برنامج ميكروسوفت أوتلوك

أولاً: قسم الإعدادات العامة General

مجموعة User Interface options

عند الدخول إلى Outlook Options ستجد أن التبويب الأول هو General، ويحتوي على مجموعة من الإعدادات التي تتحكم في مظهر البرنامج وطريقة تفاعل المستخدم معه. من أهم هذه المجموعات: User Interface options وتعني (خيارات واجهة المستخدم UI).

هذه المجموعة موجهة خصيصًا لتخصيص واجهة Outlook بما يناسبك، وتشمل الخيارات التالية:

1. عند استخدام شاشات متعددة When using multiple displays

يتيح لك هذا الخيار تحديد مكان ظهور شريط أوتلوك (Outlook Ribbon) والرسائل عند استخدام أكثر من شاشة. وهو مفيد خاصةً لمن يعمل على أكثر من شاشة في نفس الوقت (مثل موظفي الشركات أو المبرمجين أو موظفي خدمة العملاء).

• يمكنك اختيار أن يظهر دائمًا في الشاشة الرئيسية أو أن يتكيف مع كل شاشة بشكل مستقل (ومن المستحسن أن تتركه على الخيار الافتراضي Optimize for best appearance. حتى يقوم الجهاز بضبط العرض تلقائيًا.

2. إظهار شريط الأدوات المصغّر عند التحديد Show Mini Toolbar on selection

عند تفعيل هذا الخيار، سيظهر شريط أدوات صغير فوق النص الذي تحدده في رسالة البريد، وهو نفسه الموجود في برنامج ميكروسوفت وورد عندما تقوم بتحديد نص يظهر شريط صغير فيه بعض أدوات التنسيق شائعة الاستخدام مثل (تغيير الخط، اللون، الحجم، Bold، Italic).

• يفيد لتسريع العمل دون الحاجة للرجوع إلى الشريط العلوي الذي يحتوي على كل أدوات التنسيق.

3. تمكين المعاينة المباشرة Enable Live Preview

يتيح لك هذا الخيار مشاهدة النتيجة النهائية لأي تغيير في التنسيق الذي تريده قبل تطبيقه فعليًا. على سبيل المثال: إذا أردت تغيير نوع الخط أو حجمه، سيعرض لك Outlook معاينة لحظية داخل النص قبل أن تضغط موافق.

• يساعدك على اتخاذ القرار الصحيح دون تجربة عشوائية ويوفر عليك الوقت في إعادة التجربة لكل مرة تقوم فيها بتغيير تنسيق بسيط.

4. أسلوب تلميحات الأدوات ScreenTip style

يحدد طريقة ظهور التلميحات (Tooltips) عند تمرير الماوس فوق أي زر أو أداة. بمعنى أنك عندما تمرر الماوس على أيقونة أو زر يظهر صندوق به توضيح لمهمة ذلك الزر أو الاختيار (والصندوق هنا معناه التلميح)

• يحتوي على 3 خيارات:
• Show feature descriptions in ScreenTips → يظهر اسم الأداة مع شرح وظيفتها (مناسب للمبتدئين).
• Don’t show feature descriptions in ScreenTips → يظهر فقط اسم الأداة بدون وصف (مناسب للمستخدم المتوسط الذي يعرف وظيفة الأداة من مجرد اسمها بناءً على تجربته الشخصية).
• Don’t show ScreenTips → يعطّل التلميحات تمامًا (مناسب للمحترفين الذين يعرفون كل الأزرار).

تخصيص نسختك من أوفيس Personalize your copy of Microsoft Office

هذه المجموعة تتيح لك ضبط بعض التفاصيل الشخصية التي تنعكس على تجربة الاستخدام في Outlook وبقية برامج أوفيس يعني زي اسمك والحروف الأولى من اسمك وبعض التفاصيل الأخرى، تعالوا لنتعرف عليها من قرب:

• User name (اسم المستخدم): يظهر هذا الاسم في خصائص المستندات والرسائل؛ يتم استخدامه أيضًا في بعض التواقيع التلقائية. يفضل إدخال اسمك الحقيقي أو اسم المؤسسة عند العمل الرسمي. بينما بشكل شخصي يمكنك اختيار اي اسم تريده حتى ولو كان اسم شهرة.
• Initials (الأحرف الأولى): تُستخدم كاختصار لتعريف المستندات أو التعليقات. قد تظهر مثلًا في تعليقات مراجعة المستندات أو في بعض أماكن التعريف.
• وهناك خيار يمكنك تفعيله أو تعطيله كيفما تحب Always use these values regardless of sign in to office وهو يعني أن يكون الاسم والأحرف الأولى مستخدمين حتى ولو لم تسجل دخولك في برنامج مايكروسوفت واستخدمته كنسخة تجريبية مثلاً.
• Office Background (خلفية أوفيس): يتيح لك اختيار خلفية زخرفية خفيفة تظهر أعلى الشريط (Ribbon) مثل: Clouds، Calligraphy، Circles. وهي ميزة تجميلية فقط تضيف لمسة شخصية حيث إن هناك بعض المستخدمين يفضِّلون الوضع الداكن على عكس آخرين يفضلون الوضع الساطع.
• Office Theme (سمة أوفيس): تتحكم في ألوان واجهة Outlook وباقي تطبيقات أوفيس.
• الخيارات تشمل: Colorful (ملوّن)، Dark Gray (رمادي داكن)، Black (أسود)، White (أبيض).
• خيار السمة الداكنة مفيد للعمل الطويل لأنه يريح العين.
• هناك خيار آخر جانبي Never change the message background color وهو يعني عدم تغيير لون خلفية ال رسالة بأي حال من الأحوال حتى مع تغيير الثيم Theme.

إعدادات الأمان Privacy Settings

هذا الإعداد عندما تضغط على الزر الموجود سيفتح لك صندوقًا به كافة التعليمات الأمنية التي يجمعها برنامج Microsoft Outlook عن جهازك ليرسلها إلى الشركة الأم Microsoft ليعرفوا من خلالها هل يتوافق البرنامج مع جهازك وإصدار الويندوز لديك وهل يتوافق كذلك مع غيرك من المستخدمين؛ وذلك يساعد الشركة على تطوير بنية البرامج لتتوافق مع نظم الأجهزة المختلفة.

1. تمكين التجارب المتصلة Enable connected experiences

هذه الخيارات تحدد إذا كان Outlook يقدر يستخدم خدمات سحابية مرتبطة بـ Microsoft أم لا. مثل:

• مترجم الرسائل Translator.
• قوالب من الإنترنت Online templates.
• البحث الذكي Smart Lookup.

تلك المزايا إذا أوقفتها → ستفقد بعض الميزات الذكية داخل البرنامج والتي تعتمد على الإنترنت.

2. تمكين التجارب المتصلة الاختيارية Enable optional connected experiences

ميزات إضافية أقل أهمية لكنها تعزز التجربة، مثل:

• تكامل مع بعض خدمات مايكروسوفت الإضافية.
• محتوى تدريبي أو مقترحات.

إيقافها → يزيد الخصوصية ويقلل تبادل البيانات مع Microsoft.

3. الانضمام إلى برنامج تحسين تجربة العملاء Sign up for the Customer Experience Improvement Program

إذا فعّلت هذا الخيار، سيرسل Outlook بيانات استخدامك (مجهولة الهوية) إلى Microsoft. والهدف منه مساعدة مايكروسوفت على تحسين Outlook مستقبلًا.

إلغاء تفعيلها → يحافظ على الخصوصية بشكل أكبر.

4. تحميل المجلدات المشتركة Download shared folders

يظهر أحيانًا في إعدادات متقدمة مرتبطة بالخصوصية، إذ يحدد ما إذا كان Outlook سيحمّل بيانات كاملة من المجلدات المشتركة معك (Shared Mailboxes)، أو يعرضها جزئيًا فقط. وهذا يفيد في تقليل مشاركة بيانات إضافية غير ضرورية.

✨ كلام طيب، لكن ما أهمية معرفتي بها Privacy Settings؟

لأنها مرتبطة مباشرةً بمستوى الخصوصية والأمان في بيئة عملك. فإذا كنت تعمل في مؤسسة حساسة (محاماة، طب، شركات خاصة) يُفضَّل تقليل إرسال البيانات لمايكروسوفت. أما إذا كنت تركز على الاستفادة الكاملة من ميزات الذكاء الاصطناعي والترجمة والقوالب → يجب تركها مفعّلة.

خيارات بدء التشغيل Start up options

هذا الخيار When outlook opens يتحكم في ما الذي يظهر عند فتح Outlook، ويشتمل على ثلاثة اختيارات:

• Ask me if I want to reopen previous items اسألني إذا كنت أريد إعادة فتح العناصر السابقة.
• Never reopen previous items لا تُعِد فتح العناصر السابقة أبدا.
• Always reopen previous items أعِد فتح العناصر السابقة دائما.

خيارات المرفقات Attachment options

في ذلك الخيار يمكنك التحكم في موضع المرفقات التي تستدعيها من OneDrive أو SharePoint لوضعها داخل مضمون الرسالة، وهناك يمكنك اختيار ما يناسبك على النحو التالي:

• Ask me how I want to attach them every time : اسألني كيف أرغب في إرفاق الملفات في كل مرة.
• Always share them as links : شارك المرفقات دائمًا في هيئة روابط Links.
• Always attach them as copies : شارك المرفقات دائمًا في هيئة نسخ قابلة للتنزيل المباشر عند المرسل إليه.

خيارات جديدة لأوتلوك New Outlook Options

هذا الخيار Automatically switch me to the new Outlook app يسمح لك أن تكون على دوام المعرفة بالإمكانات والتفاصيل الجديدة التي تحدّثها مايكروسوفت في برنامجها أوتلوك، فإن فعّلت ذلك الخيار سيقوم البرنامج بتحويلك تلقائيًا إلى التطبيق المحدَّث.

ثانيًا: قسم البريد Mail

هذا القسم ستكون فيه مغامرة فتابع معنا ولا تدع حماسك يتوقف. فأنت هنا تغوص في أعماق ميكروسوفت أوتلوك حتى تتمكن من ركب التطور وسط الفطاحل.

تحكم في طريقة إرسال الإيميلات واستلامها وتخصيص الأدوات

مجموعة Compose messages

هذا التبويب يعتبر من أهم أجزاء Outlook Options لأنه يحتوي على كل الإعدادات المتعلقة بإنشاء الرسائل، إرسالها، واستقبالها، والتوقيعات وأسلوب استلامها والتحكم في خصائصها بشكل كامل. وتعتبر تسمية Compose أو تكوين هي أفضل مسمى لأنها تعبر عن تكوين الرسالة من عدة عناصر وهذا ما أظهرت فيه ميكروسوفت قوَّتَها، إذ يمكنك وبكل بساطة إدراج أي عنصر في متن الرسالة "جداول، صور، رسوميات، صوتيات، فيديو، أو أي عنصر آخر". لكن يظل بإمكاننا استخدام المسمّى الشائع "إنشاء".

• Change the editing settings for messages تغيير إعدادات ضبط المحرر للرسائل

هذا الخيار يتيح لك إمكانية ضبط إعدادات محرر الرسائل الذي تقوم بإعداد محتوى الرسالة فيه من نصوص أو عناصر أخرى. وعندما تضغط على الزر الموجود "Editor Options" يفتح لك صندوق الإعدادات الخاص بالمحرر لتقوم بتخصيصه كيفما ترغب. وسأوضح ذلك في فيديو لاحقًا.

• Compose messages in this format : تحدد التنسيق الافتراضي للرسائل، ولها ثلاثة اختيارات:

• HTML (الأكثر استخدامًا، يدعم الألوان والجداول والصور).
• Plain Text (نص عادي بدون تنسيقات).
• Rich Text (قديمة نوعًا ما وتُستخدم قليلًا).
• Always check spelling before sending: يفحص التدقيق الإملائي دائمًا قبل إرسال الرسالة. فإذا كنت ترسل رسالة لفريق التوظيف بشركة فيستحسن أن تستخدمها حتى لا تقع في فخ الأخطاء الكثيرة وهذه كارثة في بداية التعرف على مهاراتك.
• Ignore original message text in reply or forward: يتجاهل تدقيق نص الرسالة الأصلية عند الرد أو إعادة التوجيه. بمعنى أن التدقيق (وهو الخطوط الحمراء تحت الكلمات التي بها خطأ أو صياغتها غير سليمة فقط) يكون على الرسالة التي تكتبها عند الرد فقط حتى لو كنت تعمل إعادة توجيه للرسالة Forward، ففي تلك الحالة سيتجاهل الرسائل السابقة ويهتم برسالتك أنت أو ردك أنت.
• Signatures (التواقيع) : من هنا تدير التواقيع الخاصة بك. فيمكنك إنشاء توقيع يظهر تلقائيًا في الرسائل الجديدة أو في الردود أو إعادة التوجيه. وقد تحتوي التواقيع على نص، روابط، صور، أو شعار الشركة (صمّمه حسب رغبتك) وإليك نماذج توقيعات بريد إلكتروني يمكنك الاطّلاع عليها لتستفيد.
• Stationery and Fonts (التنسيق والخطوط) : تخصيص شكل الرسالة الافتراضي: نوع الخط، اللون، الحجم. ويمكنك تحديد إعدادات مختلفة لـ:
• الرسائل الجديدة.
• الردود أو إعادة التوجيه.
• النصوص المكتوبة بنص عادي (Plain Text).

مجموعة Message arrival

تخصيص التنبيهات عند وصول رسالة جديدة، وتتيح لك عدة خيارات يمكنك اختيار ما يناسبك منها:

• تشغيل صوت.
• عرض تنبيه على سطح المكتب (Desktop Alert).
• تغيير مؤشر الماوس مؤقتًا.
• إظهار رمز مغلق الرسالة في شريط المهام.
• يمكنك إلغاء جميع التنبيهات إذا أردت التركيز (مفيد عند العمل العميق).

نواصل الآن مع الصورة التالية لبقية الإعدادات بنفس التبويب Mail

إعدادات الحفظ والردود وإعادة التوجيه وتنظيف المحادثة في ميكروسوفت أوتلوك

مجموعة Conversation Clean Up

الغرض من هذه الميزة هو تقليل حجم البريد الإلكتروني والتخلّص من التكرار في المحادثات الطويلة (Threads). أحيانًا حين يرد شخص على رسالة سابقة، يكون الرد متضمنًا لنصوص الرسائل السابقة بالكامل، وبالتالي يزداد حجم المحادثة بدون داعٍ.

ما الذي يحدث عند تشغيل Conversation Clean Up؟

يقوم Outlook بمسح المحادثة بالكامل. فيحتفظ فقط بالرسالة الأخيرة التي تحتوي على كل الردود السابقة. ويحذف النسخ المكررة من النصوص داخل بقية الرسائل. 

• Cleaned up items,will go to this folder: تحدد المكان الذي تُنقل إليه الرسائل المحذوفة.

افتراضيًا → تُنقل إلى مجلد "Deleted Items" فاتركها كما هي أو يمكنك تغييره إلى مجلد مخصص (حسب رغبتك).

• Don’t move unread messages : يمنع حذف الرسائل غير المقروءة حتى لو كانت مكررة. يحميك من فقدان رسائل لم تطلع عليها بعد.
• Don’t move categorized messages : لا ينقل الرسائل التي تم وضع تصنيفات (Categories) عليها.
• Don’t move flagged messages : لا ينقل الرسائل التي وضعت عليها علامات متابعة (Flags).
• Don’t move digitally signed messages : لا ينقل الرسائل الموقّعة رقميًا حفاظًا على سلامتها القانونية.
• Don’t move encrypted messages : لا ينقل الرسائل المشفرة لضمان الأمان.
• When a reply modifies a message, don’t move the original : إذا كان الرد قد تغيّر في الرسالة الأصلية، يترك النسخة القديمة كما هي بدلاً من حذفها.

مجموعة Replies and forwards

هذه المجموعة تمنحك تحكمًا كاملاً في كيفية تعامل Outlook مع الرسائل عند الضغط على Reply أو Forward بما فيها من أدوات ذكية بتقنيات حديثة تفيدك لإنجاز الوقت.

• Show suggested replies (عرض الردود المقترحة) : هذه الميزة تقترح عليك ردًا يناسب الرسالة الواردة عندما تعاينها بحيث توفر عليك الوقت، مع إمكانية تحرير الرد بشكل طبيعي والتعديل كما تراه مناسبًا.
• Open replies and forwards in a new window : يسمح لك بتوسيع الرسالة في نافذة كبيرة عند قيامك بالرد أو إعادة توجيه الرسالة.
• Close original message window when replying or forwarding : إذا فعّلت ذلك الخيار سيتم إغلاق نافذة الرسالة التي رددت عليها بعد أن تبدأ الرد أو التوجيه. مما يساعد في تقليل عدد النوافذ المفتوحة.
• perface comments with: (بادئة التعليقات: ابدأ التعليق بـ) يمكنك كتابة كلمة أو اسم، بحيث يضيفها Outlook تلقائيًا قبل أي تعليق تكتبه في الردود. مثال: إذا كتبت اسمي "Mahmoud:" → سيظهر قبل التعليق في نص الرسالة لتوضيح من كتب هذا الجزء.

💡 ملحوظة: الـ Perface (البادئة) هنا لا تعني التحية Dear Ahmed مثلاً، لا بل تعني أمرًا آخر، مثل: (محمود أحمد: هذا مقال يفصّل التعامل مع أوتلوك) فتلاحظ أنني ذكرت اسمي قبل التعليق، وهذه هي البادئة).

• When replying to a message (عند الرد على رسالة) : يتيح لك تحديد مكان إدراج ردك، ويشمل عدة خيارات:
• Include original message text → إدراج نص الرسالة الأصلية داخل ردك.
• Include and indent original message text → إدراج النص الأصلي مع إزاحة (Indent).
• Include original message with prefix → إدراج النص الأصلي مع بادئة (مثل > أو | أو غيرها من العلامات).
• Prefix each line of the original message (إدراج نص الرسالة الأصلية مع إضافة بادئة (Prefix)، مثل علامة > أو | أو غيرها من العلامات في بداية كل سطر).
• Do not include original message → لا يتم إدراج نص الرسالة الأصلية.
• When forwarding a message (عند إعادة التوجيه) يحدد كيف ستظهر الرسالة عند عمل Forward، وتشمل هي الأخرى عدة خيارات:
• Include original message text (إدراج نص الرسالة الأصلية داخل الرد كما هو، بدون أي تغيير في التنسيق).
• Attach original message (إرفاق الرسالة كملف مرفق في ردك، بدلاً من عرضها مباشرة في نص الرسالة).
• Include and indent original message text (إدراج نص الرسالة الأصلية مع إزاحته للداخل "Indent" بحيث يظهر مميزًا عن نصك الجديد، عادة بخط عمودي أو مسافة).
• Include original message with prefix (إدراج نص الرسالة الأصلية مع إضافة بادئة (Prefix)، مثل علامة > في بداية كل سطر).

مجموعة Save messages

ستجد في تلك المجموعة بعض الخيارات التي تسمح لك بتحديد مكان ومدة حفظ الرسالة.

• Automatically save items that have not been sent after minutes : يحفظ تلقائيًا العناصر غير المُرسلة بعد عدد دقائق تحدده. والنتيجة: أي رسالة تكتبها تُحفَظ دوريًا في Drafts حتى لو انقطع التيار/الإنترنت أو أغلقت Outlook. ويستحسن لو تجعلوها 3–5 دقائق لتقليل فقدان العمل.
• Save to this folder : هو المكان الذي سيتم حفظ الرسالة مؤقتًا فيها، ويستحسن أن تتركها على وضعها الأساسي Drafts.
• When replying to a message that is not in the Inbox, save the reply in the same folder : عند الرد على رسالة ليست في الوارد، احفظ الرد في نفس المجلد الموجود به الأصل. ومثال عملي عليه: لديك مشروع “العطاءات” وفيه رسائل مصنَّفة داخل مجلد المشروع؛ بتفعيل هذا الخيار سيُحفَظ ردّك بجوار الرسالة الأصلية داخل مجلد المشروع not في Sent Items فيظل الحوار مُجمَّعًا بمكان واحد. وهذا ممتاز لإدارة المشاريع والأرشفة الموضوعية.
• Save forwarded messages : حفظ الرسائل المُعاد توجيهها (Forward) ضمن “Sent Items”. إن ألغيتها، قد لا ترى أثرًا لعمليات التوجيه في صندوق المرسل. الأفضل إبقاؤها مفعّلة لأغراض التتبع.
• Save copies of messages in the Sent Items folder : حفظ نسخة من الرسائل في مجلد “Sent Items”. يُطبَّق على الرسائل المُرسلة (Reply/Forward/New).

💡 ملاحظة مؤسسية: في الحسابات المشتركة (Shared Mailbox) قد تُحفَظ نسخ المراسلات في “Sent Items” الخاص بمرسل الرسالة فقط ما لم تُفعَّل سياسات/ إعدادات إضافية من الـ Admin.

• Use Unicode format : هذا الإعداد يحدد الترميز (Encoding) المستخدم عند حفظ الرسائل أو إرسالها. والترميز هو الطريقة التي يُحوِّل بها Outlook الحروف والكلمات إلى رموز يفهمها الكمبيوتر. وللعلم، إن Unicode هو معيار عالمي لترميز النصوص يغطي كل لغات العالم تقريبًا (العربية، الإنجليزية، الصينية، اليابانية... إلخ).

💡 كملاحظة مفيدة: 

( UTF-8 ) هو أحد أشهر صيغ Unicode ويُستخدم على نطاق واسع في البريد الإلكتروني والويب. يضمن أن الحروف العربية أو أي لغة غير إنجليزية تظهر بشكل صحيح عند فتح الرسالة في أي برنامج بريد أو على أي جهاز. وبالتالي يمنع ظهور "رموز غريبة" أو "مربعات فارغة" بدل الحروف.

 

💡 مثال بسيط: 

إذا كتبت رسالة بالإنجليزية فقط، ربما تعمل بدون Unicode. لكن لو كتبت بالعربية مثل: السلام عليكم، إذا لم يكن الترميز Unicode، قد تظهر عند المستلم هكذا: ÃáÓáÇã Úáíßã. أما مع Unicode (UTF-8) ستظهر صحيحة: السلام عليكم.

واستكمالاً لتبويب Mail نتابع الشرح للجزء قبل الأخير في مقالنا هذا عن Microsoft Options

إعدادات إرسال الرسائل وملاحظات البريد الإلكتروني وخاصية التتبع في ميكروسوفت أوتلوك

مجموعة Send messages

هذا الجزء يركز على كيفية إرسال الرسائل وما الإعدادات المرتبطة بها. إليك الشرح التفصيلي لأبرز الخيارات:

Default Importance level : تحدد مستوى الأهمية الافتراضي لكل رسالة جديدة، ويظهر عند المستلم كإشارة لتوضيح أولوية الرسالة (مثلاً: طلب إجازة سريعة أو طارئة، أو مشكلة كبيرة في الشغل تحتاج لتدخل فوري من الإدارة).

• Low (منخفضة)
• Normal (عادية) ← الإعداد الافتراضي
• High (مرتفعة)

Default Sensitivity level : تحدد مستوى الحساسية (الخصوصية) للرسالة، وتساعد في التنبيه لطبيعة المعلومات بالرسالة.

• Normal (عادي)
• Personal (شخصي)
• Private (خاص)
• Confidential (سري)

Mark messages as expired after this many days : يمكنك تحديد عدد الأيام التي بعدها تُعتبر الرسالة منتهية الصلاحية. وللعلم، لا تُحذف الرسالة، لكنها تظهر عند المستلم كرسالة Expired للتنبيه.

Always use the default account when composing new messages : عند وجود عدة حسابات في Outlook، أي رسالة جديدة ستُرسل دائمًا من الحساب الافتراضي بدلًا من الحساب الحالي. يقلل من أخطاء الإرسال من حساب غير مرغوب خصوصًا إذا كان لك عدة حسابات مثل حساب شخصي وحساب وظيفي وهكذا.

Commas can be used to separate multiple message recipients : يسمح باستخدام الفاصلة ( , ) للفصل بين عدة عناوين بريد إلكتروني في خانة To/Cc/Bcc. أما بدون هذا الخيار، قد يُسمح فقط باستخدام الفاصلة المنقوطة ;.

Automatic name checking : عند كتابة اسم مستلم، Outlook يتحقق تلقائيًا من دفتر العناوين ويصححه أو يضع خطًا أحمر إن كان خطأ.

Delete meeting requests and notifications from Inbox after responding : عند قبول/رفض/إعادة جدولة اجتماع، يُحذف إشعار الاجتماع من البريد الوارد تلقائيًا. ويساعد على إبقاء البريد منظمًا.

CTRL + ENTER sends a message : إذا كنت تكتب رسالة وضغطت على Ctrl + Enter، تُرسل فورًا بدلًا من إدخال سطر جديد. تسريع لإرسال الرسائل لكن قد يكون خطير إن لم تكن معتادًا عليه.

Use Auto-Complete List to suggest names when typing in the To, Cc, and Bcc lines : أثناء كتابة البريد، Outlook يعرض اقتراحات لعناوين سبق لك استخدامها. يمكن مسح القائمة بالضغط على Empty Auto-Complete List.

Warn me when I send a message that may be missing an attachment : إذا كتبت في الرسالة كلمة مثل "attached" أو "مرفق" ولم تضف ملفًا، Outlook ينبهك قبل الإرسال. وهي ميزة رائعة لتجنب نسيان المرفقات.

مجموعة MailTips

MailTips : تلميحات فورية يقدمها Outlook قبل إرسال الرسالة. مثل: إذا كنت تراسل مجموعة كبيرة، أو المستلم خارج الشركة، أو بريده ممتلئ. بالضغط على MailTips Options يمكنك اختيار: متى وكيف تظهر التلميحات. وما هي التلميحات التي تريد رؤيتها.

مجموعة Tracking

Delivery receipt confirming the message was delivered to the recipient’s email server : يطلب إيصال تسليم (تأكيد وصول الرسالة إلى خادم بريد المستلم). ولكن ملاحظة: هو يؤكد الوصول إلى السيرفر فقط وليس فتح الرسالة.

Read receipt confirming the recipient viewed the message : يطلب إيصال قراءة (تأكيد أن المستلم فتح الرسالة). لكن المستلم نفسه قد يرفض إرسال هذا الإيصال.

For any message received that includes a read receipt request

• Always send a read receipt ( إرسال إيصال القراءة دائمًا )
• Never send a read receipt ( عدم الإرسال مطلقًا )
• Ask each time whether to send a read receipt = Outlook يسألك في كل مرة (أفضل خيار للتحكم).

Automatically process meeting requests and responses to meeting requests and polls : يُعالج Outlook طلبات الاجتماعات وردودها تلقائيًا (يضيفها للتقويم بدون تدخل يدوي).

Automatically update original sent item with receipt information : عند استلام إيصال (تسليم أو قراءة)، يقوم Outlook بتحديث الرسالة الأصلية في مجلد Sent بمعلومات الاستلام.

Update tracking information, and then delete responses that don’t contain comments : إذا وافق المستلم على اجتماع دون إضافة تعليق، يقوم Outlook بتحديث حالة الاجتماع وحذف الرد لتقليل ازدحام البريد.

After updating tracking information, move receipt to : يمكنك تحديد مجلد (مثل Deleted Items أو مجلد آخر) لنقل إيصالات التسليم/القراءة إليه تلقائيًا بعد تسجيلها.

ونستطرد الشرح مع تبويب Mail والجزء الأخير في مقالنا عن Microsoft Options

خيارات تنسيق الرسالة ووظائف التنسيق في ميكروسوفت أوتلوك

مجموعة Message format (تنسيق الرسالة)

Use Cascading Style Sheets (CSS) for appearance of messages : عند تفعيل هذا الخيار، يستخدم Outlook ملفات CSS لتنسيق الرسائل (الألوان، الخطوط، الجداول). ويُفيد في جعل الرسائل ذات مظهر منسق، لكنه قد يزيد من حجم الرسالة قليلًا.

Reduce message size by removing format information not necessary to display the message : يُقلل حجم الرسالة بحذف بيانات التنسيق الزائدة (غير المهمة لعرض الرسالة). النتيجة: الرسائل تصبح أخف وأسرع في الإرسال/الاستقبال.

Encode attachments in UUENCODE format when sending plain-text messages : عند إرسال رسالة نصية عادية (Plain Text) بمرفقات، يستخدم Outlook صيغة UUENCODE لترميز المرفقات. والهدف: ضمان وصول المرفقات سليمة حتى لو لم يدعم برنامج المستلم الصيغ الحديثة.

Automatically wrap text at character: [76] : يحدد بعد كم حرف في السطر يقوم Outlook بقطع السطر تلقائيًا عند كتابة رسائل نصية عادية (Plain Text). القيمة الافتراضية 76 حرفًا. ويُفيد في إبقاء النص منسق وسهل القراءة في أي جهاز.

Remove extra line breaks in plain text messages : عند استقبال رسالة نصية بها مسافات أو أسطر فارغة إضافية، يقوم Outlook بإزالتها تلقائيًا لتصبح الرسالة أوضح.

When sending messages in Rich Text format to Internet recipients : يحدد ماذا يفعل Outlook عندما ترسل رسالة بصيغة Rich Text إلى مستلم خارجي (قد لا يدعم هذه الصيغة):

• Convert to HTML format (الافتراضي – يحولها إلى HTML لتظهر بشكل منسق).
• أو Convert to Plain Text (لو تريدها نصية فقط).

وأخيرًا مجموعة Other (خيارات أخرى)

Show Paste Options button when content is pasted into a message : عند لصق نص/ صورة في رسالة جديدة، يظهر زر صغير يتيح لك اختيار:

• Keep Source Formatting (الحفاظ على التنسيق الأصلي)
• Merge Formatting (دمج مع تنسيق الرسالة)
• Keep Text Only (نص فقط).

Show Next and Previous links in the message headers when reading messages : عند فتح رسالة، يظهر في الشريط العلوي روابط Next / Previous للانتقال بسرعة بين الرسائل الأخرى في نفس المجلد.

Don’t automatically expand conversations when using the keyboard to change messages : يمنع Outlook من توسيع جميع الرسائل داخل محادثة (Conversation) تلقائيًا عند التنقل بالكيبورد. ويُبقي العرض مضغوطًا لتسهيل التصفح.

After moving or deleting an open item : يحدد ماذا يحدث بعد نقل أو حذف رسالة مفتوحة:

• Return to the current folder (العودة للمجلد الحالي ← الخيار الافتراضي).
• Open the previous item (فتح الرسالة السابقة).
• Open the next item (فتح الرسالة التالية).

ختامًا

وبهذا نكون قد انتهينا من شرح كافة أقسام ميكروسوفت أوتلوك Microsoft Outlook المهمة التي تفيد الجميع في جميع الأماكن صغيرةً كانت أو كبيرة، وإجادتك لتلك التفاصيل تنقلك لمستوى أعلى من الكفاءة والإتقان. أما باقي التبويبات فهي مثلها مثل نفس الإعداد في برامج حُزمة الأوفيس. ولا مانع من إزادة المقال ببقية الأقسام إن أحببتم ذلك بمجرد ذكر ذلك في تعليق.

تعديل المقال