برنامج "التايبست المحترف" لتعليم الكتابة على الكيبورد

مقدمة تعريفية تسهّل عليك فهم المقال

بعد أن عرفنا أوامر القائمة Home في أوتلوك وشرحناها تفصيلاً ها نحن نتعرف على القائمة التالية لها. وقبل أن ندخل في صُلب الموضوع وتعقيداته عليك أن تعرف أن قائمة Send/Receive في أوتلوك ليست مجرد أزرار أو أوامر بسيطة، بل هي بمثابة "القلب النابض" الذي يضمن تدفق المعلومات بين جهاز المستخدم وخوادم البريد الإلكتروني. فهي المسؤولة عن مزامنة كل شيء، من الرسائل الجديدة والمرفقات، إلى تحديثات التقويم وجهات الاتصال. بمعنى؟

هل تعرف مندوب البريد؟ إنه يعمل موظفًا بمصلحة البريد. وهناك صناديق بريد وأجهزة تساعده على توصيل رسائل الناس بعضها ببعض. حسنًا. إذًا، فأنت لا تقوم بإرسال الرسالة بنفسك بل هناك ساعي وهناك مصلحة بريد. وهذا هو دور أوتلوك معك فهو وسيط (ساعي البريد) الذي يستقبل الرسائل ويسلمها لك، وكذلك يستلم منك الرسائل ويرسل لغيرك. وهناك أدوات في البرنامج (مصلحة البريد) تساعده على إتمام دوره. وهنا يأتي دور (قائمة Send / Receive) ولعلك الآن قد فهمت ماذا نحن مقبلون عليه في الشرح.

اختصار هذه القائمة alt → js أو alt ← ت س

متابعة حالة التقدم في إرسال الرسائل والاستقبال ومزامنة البيانات

الفكرة الأساسية في نظام عمل أوتلوك عمومًا

تتمثل مهمة أوتلوك كبرنامج أنه (عميل Client) يتوسط بينك وبين (خادم البريد الذي هو مصلحة البريد كمثل) وبالتالي فهو يعمل في الخفاء في غرفة سرية اسمها (غرفة عمليات الإرسال Outbox) ويتم فيها الآتي:

1. صندوق الصادر (Outbox): غرفة الانتظار السرية

عندما تضغط على زر "Send" (إرسال) في رسالة جديدة، فإن الرسالة لا تذهب مباشرة إلى الإنترنت والخادم بل تذهب أولاً إلى مجلد يسمى "Outbox" (صندوق الصادر أو غرفة الانتظار)، لماذا؟

• لأن الرسالة تجلس هناك منتظرةً حتى يأتي أوتلوك ويقول: "حسنًا، حان وقت المزامنة، سأرسل كل ما في الصندوق" إلى (صندوق البريد الآخر) للشخص الآخر (المستلم: لأنه هو أيضًا لديه مصلحة بريد تستلم الرسائل (واسمها Inbox). لغاية هنا فهمنا من هو الجندي الخفي الذي يستلم ويستقبل قبل الإرسال الفعلي

2. التحكم في الأداء والإنترنت

الفكرة الرئيسية وراء "المزامنة المجدولة" (Scheduled Send/Receive) هي توفير موارد الكمبيوتر والإنترنت وهي ما ستوضح بقية العملية:

• لولا المزامنة المجدولة، سيحاول أوتلوك باستمرار، كل ثانية، إرسال واستقبال كل شيء. هذا يستهلك الكثير من الإنترنت وذاكرة الكمبيوتر.
• الحل: أوتلوك يفضل تجميع كل عمليات الإرسال (حتى 10 رسائل مثلاً) وإرسالها معاً في عملية اتصال واحدة كل بضع دقائق. هذا الاتصال المجمع أكثر كفاءة وأسرع عموماً.

وتعتبر هاتان النقطتان ردًا .على أسئلة الكثيرين مثل "عدم وصول الرسائل على البريد الوارد" أو "مشكلة عدم إرسال الرسائل" أو "الرسائل لا تصل إلى البريد الإلكتروني" وغيرها من الأسئلة الشائعة

المجموعة الأولى Send & Receive Group

تلك الأوامر تُمثل الرأس المركزي للتحكم اليدوي والمباشر في تدفق بريدك ومعلوماتك في أوتلوك:

الأداة	وظيفة الأداة	اختصار مباشر
	Send/Receive All Folders (إرسال/استلام كل المجلدات) عند النقر عليها، يقوم أوتلوك بمزامنة جميع الحسابات (البريد، التقويم، المهام، جهات الاتصال) التي قمت بإعدادها ضمن مجموعات الإرسال/الاستلام الافتراضية. ويقوم بتحديث شامل للتأكد أن كل بياناتك محدثة تمامًا ومتزامنة بين جهازك والخادم. ويقصد به الآتي: إرسال: يرسل جميع الرسائل المعلقة والموجودة في مجلد "Outbox" (صندوق الصادر). استلام: يتصل بخوادم البريد لـ "سحب" جميع الرسائل الجديدة أو التحديثات الخاصة بالتقويم والمهام التي يجب أن تصلك إلى مجلداتك.	Alt → js → s
	Update Folder هذا الأمر أكثر تحديدًا واستهدافًا. يتم استخدامه لتحديث المجلد الذي قمت بتحديده أو فتحه حاليًا فقط. ويُستخدم بشكل مفيد للغاية عندما تكون في مجلد معين (مثل "Inbox" أو مجلد فرعي) وتريد التحقق من الرسائل الجديدة فيه دون الحاجة إلى تشغيل مزامنة كاملة لجميع المجلدات والحسابات (والتي قد تستغرق وقتًا أطول). ملاحظة تقنية في حسابات Exchange/Microsoft 365، هذا الأمر يسرّع عملية جلب البيانات المتبقية للمجلد المفتوح بشكل فوري.	Alt → js → d
	Send All يركز هذا الأمر على عملية الإرسال فقط. يقوم بإرسال جميع الرسائل الإلكترونية التي تنتظر في مجلد "Outbox" (صندوق الصادر) بغض النظر عن حالة الاستلام. ويكون مفيدًا إذا كنت قد قمت بكتابة مجموعة من الرسائل وتريد إرسالها دفعة واحدة دون الحاجة إلى الانتظار حتى يتم أيضًا استلام رسائل جديدة. هو إجراء سريع ومباشر لتفريغ صندوق الصادر.	Alt → js → a
	Send/Receive Groups (مجموعات الإرسال/الاستلام) هذه القائمة هي بمثابة "جهاز التحكم عن بعد" الذي يخبر الأوتلوك بأي حساب يجب أن يفحصه ومتى. 0 "All Accounts" Group (مجموعة "كل الحسابات") هذا هو الخيار الشامل والافتراضي. عندما تنقر على هذا الخيار (أو على زر "Send/Receive All Folders" الرئيسي)، فإن الأوتلوك يذهب للتحقق من جميع حسابات البريد الإلكتروني التي أضفتها إلى البرنامج في نفس الوقت (هذا لمن يسجل الدخول بحسابات متعددة على أوتلوك). وتستخدمه عندما تريد التأكد من أنك استلمت جميع الرسائل الجديدة أو أرسلت جميع الرسائل المعلقة من جميع حساباتك دفعة واحدة. "mahmoud.ahmed.r@outlook.com" Only (حساب محدد فقط) بدلاً من فحص جميع الحسابات، يتيح لك هذا الخيار التركيز على حساب بريد إلكتروني محدد (في هذه الحالة، حسابك). وتستخدمه إذا كنت تنتظر رسالة مهمة لحساب معين وتريد تحديثه بسرعة دون إضاعة الوقت في تحديث الحسابات الأخرى غير المهمة في الوقت الحالي. هو يوفر الوقت والموارد. Inbox (صندوق الوارد) هذا الخيار يذهب لتحديث مجلد واحد بعينه، وهو "صندوق الوارد" للحساب المحدد. وهو مشابه لـ "Update Folder" الذي شرحناه سابقاً، ولكنه هنا ضمن سياق المجموعة. إذا كنت تتصفح مجلداً فرعياً آخر، وتريد فقط تحديث "Inbox" للحصول على الرسائل الجديدة بشكل فوري. Download Address Book (تنزيل دفتر العناوين) دفتر العناوين (Address Book) هو قائمة الأسماء وعناوين البريد الإلكتروني لجهات اتصالك. هذا الأمر يخبر الأوتلوك بالاتصال بالخادم وجلب أحدث نسخة من هذه القائمة وتخزينها على جهازك. تستخدمه عندما تكون قد أضفت جهة اتصال جديدة عبر الويب (على موقع بريدك الإلكتروني) وتريد أن تظهر هذه الجهة الجديدة بسرعة في برنامج الأوتلوك على جهازك. Define Send/Receive Groups (تعريف مجموعات الإرسال/الاستلام) هذا هو زر الإعدادات المتقدمة، حيث يمكنك الدخول وتغيير "قواعد" اللعبة. يمكنك أن تخبر الأوتلوك: "تحقق من رسائلي كل 15 دقيقة بدلاً من كل 30 دقيقة". "عندما أعمل دون اتصال بالإنترنت، لا تحاول الإرسال أو الاستقبال". Disable Scheduled Send/Receive (تعطيل الإرسال/الاستلام المُجدول) هذا بمثابة "إيقاف مؤقت" للمزامنة التلقائية. الأوتلوك لن يذهب من تلقاء نفسه للتحقق من الرسائل الجديدة أو إرسال رسائلك المعلقة. تستخدمه عندما تكون متصلاً بشبكة إنترنت ضعيفة أو محدودة (لتوفير الإنترنت). وكذلك عندما تحتاج إلى التركيز الشديد ولا تريد أن يزعجك تنبيه وصول رسائل جديدة. وعليك الانتباه هنا: فإذا قمت بتعطيله، يجب عليك الضغط يدوياً على زر "Send/Receive All Folders" في كل مرة تريد فيها إرسال أو استقبال الرسائل.	Alt → js → g Ctrl + Alt + S

المجموعة الثانية Download

هذه المجموعة، التي تسمى عادةً "Download" (تنزيل) أو "Progress" (التقدم)، هي مجموعة فرعية صغيرة ومهمة تركز فقط على ما يحدث أثناء عملية الإرسال/الاستلام الفعلية. هذه الأدوات وهي بمثابة "كاميرا المراقبة" و "زر التوقف في حالات الطوارئ" لعمليات المزامنة التي يقوم بها الأوتلوك.

الأداة	وظيفة الأداة	اختصار مباشر
	Show Progress (عرض التقدم) كما ذكرنا سابقاً، هذا الزر يفتح نافذة صغيرة تسمى "Outlook Send/Receive Progress" أو بمعنى أبسط "هي المكان الذي تذهب إليه لتطمئن على أن عملية المزامنة قد اكتملت بنجاح، أو لمعرفة سبب توقف الرسائل". وتستخدم كالآتي: تظهر "الآن": تخبرك بالوقت الفعلي لآخر مرة تم فيها الإرسال والاستلام. شريط التقدم: توضح لك مدى اقتراب عملية المزامنة الحالية من الانتهاء (هل يتم إرسال رسالة ضخمة؟ هل هناك 50 رسالة جديدة يتم تحميلها؟). الأخطاء: تعرض أي أخطاء حدثت أثناء المزامنة (مثل: لم يتمكن من الاتصال بالخادم، أو كلمة المرور خاطئة).	Alt → js → p
	Cancel All (إلغاء جميع الوظائف) هو زر "التراجع" الذي يمنحك فرصة لإنقاذ الموقف قبل أن يتم إرسال الرسالة إلى الإنترنت بالكامل، حيث يقوم بإيقاف جميع عمليات الإرسال والاستلام الجارية حاليًا بشكل فوري. وتستخدمه في الحالات الآتية: خطأ في الإرسال: إذا اكتشفت أنك ضغطت على إرسال لرسالة لم تكتمل، أو نسيت إرفاق ملف مهم، وتريد إيقافها قبل أن تغادر الأوتلوك فعليًا (طالما أنها ما زالت في صندوق الصادر وتنتظر الإرسال). توفير الموارد: إذا كنت تقوم بتحميل ملف كبير جداً والإنترنت لديك ضعيف، وتريد إيقاف عملية التحميل الآن لتعمل على شيء آخر، يمكنك إلغاء المزامنة.	Alt → js → c

المجموعة الثالثة Server

هذه الأدوات تتيح لك توفير الوقت والإنترنت من خلال عدم تحميل الرسالة بأكملها على الفور، بل فقط "عنوانها" أو "رأسها". حتى تتحكم في تنزيل الأجزاء الكبيرة بشكل يدوي.

الأداة	وظيفة الأداة	اختصار مباشر
	Download Headers (تنزيل الرؤوس) هذا الزر يجبر الأوتلوك على تنزيل فقط رؤوس (عناوين) الرسائل الجديدة من الخادم. تستخدمه في الحالات الآتية: عندما تكون متصلاً بإنترنت بطيء جداً، أو تدفع مقابل كل ميغابايت (مثل الاتصال عبر الهاتف المحمول). يسمح لك هذا الخيار برؤية جميع الرسائل الجديدة بسرعة، ثم يمكنك أن تقرر لاحقًا أيها تريد تنزيلها بالكامل.	Alt → js → h
	Mark to Download (تعليم للتنزيل) بعد أن تقوم بتنزيل رؤوس الرسائل فقط، يمكنك أن تختار رسالة معينة (أو أكثر) وتقوم بالضغط على هذا الخيار. كأنك تطلب من أوتلوك: "أريد تنزيل الجسم والمرفقات لهذه الرسالة التي اخترتها الآن".	Alt → js → m
	Unmark to Download (إزالة التعليم من التنزيل) هو عكس الخيار السابق. إذا قمت بتعليم رسالة بالخطأ، يمكنك التراجع عن الأمر بهذا الزر.	Alt → js → u
	Process Marked Headers (معالجة الرؤوس المعلمة) هذا الزر يبدأ عملية تنزيل الأجزاء الكبيرة (الجسم والمرفقات) لجميع الرسائل التي قمت بـ"تعليمها" في الخطوة السابقة.	Alt → js → r

المجموعة الرابعة Preferences

هذه الأدوات تمنحك تحكمًا مباشرًا في حالة اتصال الأوتلوك. يمكنك من خلالها أن تقرر ما إذا كان الأوتلوك سيتصل بالإنترنت تلقائيًا أم لا.

الأداة	وظيفة الأداة	اختصار مباشر
	Download Preferences (تفضيلات التنزيل) هذا خيار متقدم يسمح لك بالتحكم في تفاصيل تنزيل الرسائل بشكل أكثر دقة، خاصة مع حسابات IMAP. فهذا الخيار يمنحك المرونة في التحكم بـ"متى" يتم تنزيل الرسائل الكاملة والمرفقات، مما يوفر الوقت والنطاق الترددي عند ضعف الاتصال. وتأتي خياراته كالآتي: Download Headers Only (تنزيل الرؤوس فقط): يقوم بتنزيل معلومات الرسالة الأساسية (المرسل، الموضوع) دون تنزيل محتواها أو مرفقاتها. Download Headers and then the Full Item (تنزيل الرؤوس ثم العنصر الكامل): هو الإعداد الافتراضي في كثير من الأحيان، حيث يبدأ الأوتلوك بتنزيل الرؤوس بسرعة، ثم يتبعها بتحميل كامل للرسالة عندما تفتحها. Download Full Item (تنزيل العنصر الكامل): يطلب من الأوتلوك تنزيل الرسالة بالكامل فورًا، بما في ذلك المرفقات، دون الحاجة إلى فتحها. Work Offline (العمل دون اتصال) عند النقر على هذا الزر، يتوقف الأوتلوك عن الاتصال بخوادم البريد الإلكتروني. ويمكنك استخدامه في الحالات الآتية: عندما تكون متصلاً بشبكة إنترنت غير موثوقة أو باهظة التكلفة. عندما تكون بحاجة إلى التركيز على كتابة مجموعة من الرسائل دون أن يشتت انتباهك وصول رسائل جديدة. عند مواجهة مشاكل في الاتصال بالإنترنت، حيث يمكنك استخدام الأوتلوك لتصفح الرسائل القديمة دون محاولة الاتصال بالخادم بشكل مستمر. ويمكنك العودة للاتصال بالنقر على الزر مرة أخرى لإزالة علامة X الحمراء، وسيستأنف الأوتلوك عمله ويتصل بالخادم مرة أخرى تلقائياً.	Alt → js → w

ختامًا وتأكيدًا على بعض الملاحظات

يتضح أن قائمة Send/Receive (إرسال/استلام) في برنامج مايكروسوفت أوتلوك ليست مجرد وظيفة عابرة، بل هي مفتاح التحكم والكفاءة في إدارة البريد الإلكتروني.

لقد رأينا كيف يمنحنا هذا الشريط الأدوات اللازمة لتحويل عملية المزامنة من عملية تلقائية صامتة إلى إجراء مُتحكَّم به ومُخصص. فبدءاً من القدرة على الضغط على زر "إرسال/استلام الكل" لضمان التحديث الشامل والفوري، مروراً بالتحكم في توقيت المزامنة التلقائية عبر المجموعات المتقدمة، وصولاً إلى القدرة على العمل دون اتصال (Work Offline) للحفاظ على التركيز والموارد.

إن فهم هذه الأوامر يحرر المستخدم من مجرد انتظار وصول الرسائل، ويمنحه القدرة على إدارة تدفق البيانات، وتحسين أداء البرنامج، واتخاذ قرارات واعية حول متى وكيف يجب أن يتصل الأوتلوك بالعالم الخارجي. لذا، فإن إتقان شريط Send/Receive هو الخطوة النهائية لضمان أن بريدك الإلكتروني لا يعمل من أجلك فحسب، بل يعمل بالطريقة التي تريدها أنت بالضبط.

تعديل المقال