برنامج "التايبست المحترف" لتعليم الكتابة على الكيبورد

مقدمة مهمة جدًا لفهم قائمة folder

بعدما شرحت في المقال السابق قائمة الإرسال والاستلام send/receive دعني أسألك الآن، هل تجد صعوبة في العثور على رسالة بريد إلكتروني قديمة بين مئات الرسائل؟ هل ترغب في طريقة سهلة ومنظمة لإدارة كل شيء لديك في أوتلوك، بَدءًا من رسائل العمل وحتى المواعيد وجهات الاتصال؟

قد تظن أن أوتلوك معقد، لكن السر يكمن في قائمة: "Folder" (مجلد). هذه القائمة هي في الحقيقة صندوق أدواتك السحري الذي يحول فوضى بريدك إلى نظام مثالي، ويسمح لك بإنشاء مجلدات مخصصة لفرز رسائلك وجهات اتصالك بالطريقة التي تناسبك. انسَ التوتر وابدأ العمل بذكاء. لنكتشف معًا كيف تجعل قائمة "Folder" تجربة استخدامك لأوتلوك أكثر سرعة وكفاءة، حتى لو كنت تستخدم البرنامج لأول مرة.

المجموعة الأولى: جديد New

تعتبر هذه المجموعة هي نقطة البداية الأساسية لتنظيم بريدك. تتيح لك إنشاء أنواع جديدة من المجلدات لفرز وتنظيم العناصر المختلفة لديك.

رمز الأداة	الوظيفة	اختصار الكيبورد
	New Folder (مجلد جديد) الأساس لتنظيمك. تستخدم هذه الأداة لإنشاء مجلد عادي جديد (مثل مجلد فرعي) تحت أي مجلد آخر (مثل "Inbox" أو "Sent Items" أو حتى داخل مجلد الإيميل نفسه). هذا هو المكان الذي تضع فيه رسائل العمل، أو الفواتير، أو الرسائل الشخصية. حيث تمنحك تحكمًا كاملاً في عملية التصنيف اليدوي.	Alt + O + N
	New Search Folder (مجلد بحث جديد) الأداة الذكية لاكتشاف الرسائل. هذا المجلد لا يحتوي على رسائل فعلية، بل هو بحث محفوظ. يسمح لك بتجميع جميع الرسائل التي تطابق المعايير التي تحددها بنفسك من الصندوق المنبثق (مثل: "الرسائل غير المقروءة فقط"، أو "الرسائل المرسلة من شخص معين") في مكان واحد دون نقلها من مكانها الأصلي. الميزة: يوفر وقت البحث الطويل ويساعد في متابعة الأولويات.	Alt + O + SF

المجموعة الثانية: إجراءات Actions

تُستخدم هذه المجموعة لإجراء تعديلات أساسية على المجلدات الموجودة بالفعل، وهي ضرورية للحفاظ على مرونة هيكل التنظيم لديك مع تطور احتياجاتك بمرور الوقت.

رمز الأداة	الوظيفة	اختصار الكيبورد
	Rename Folder (إعادة تسمية مجلد) تتيح لك تغيير اسم أي مجلد قمت بإنشائه. كأن لديك مثلاً مجلد اسمه "مشاريع 2024" وتريد تغيير اسمه إلى "مشاريع 2025"، يمكنك إعادة تسميته بسهولة ليعكس التاريخ الجديد.	Alt + O + RN
	Copy Folder (نَسْخ مجلد) لإنشاء نسخة مطابقة بالكامل للمجلد الذي اخترته، بما في ذلك جميع الرسائل أو العناصر الموجودة بداخله. فقد تحتاج مثلاً لإنشاء نسخة احتياطية من مجلد مهم قبل البدء في تنظيفه أو حذفه.	Alt + O + CF
	Move Folder (نقل مجلد) هذه الأداة تسمح لك بنقل المجلد بأكمله (بما يحتويه) إلى موقع جديد داخل هيكل أوتلوك الخاص بك. يعني إذا أنشأت مجلدًا بالخطأ تحت "Inbox" وتريد نقله ليصبح تحت "Personal Folders"، فهنا تستخدم الأداة.	Alt + O + MF
	Delete Folder (حذف مجلد) يمكنك استخدامها لحذف المجلد المحدد بشكل دائم مع جميع العناصر الموجودة بداخله وعليك الحذر عند استخدام تلك الأداة. ⚠️ تنبيه لكل المستخدمين استخدم تلك الأداة بحذر حيث لا يمكن التراجع عن هذا الإجراء بسهولة بعد تنفيذه، لذا تأكد من عدم وجود أي شيء مهم في المجلد قبل حذفه	Alt + O + DF

المجموعة الثالثة: تنظيف Clean Up

هي مجموعة حيوية للتخلص من التكرارات والعناصر غير المرغوب فيها في أوتلوك. وتُقدم أدواتُها وظائفَ متقدمةً للحفاظ على تنظيم المجلدات الخاصة بك، وإدارة الرسائل المحذوفة، وتحديث حالة قراءة الرسائل.

رمز الأداة	الوظيفة	اختصار الكيبورد
	Mark All as Read (وضع علامة "مقروء" على الكل) هذه الأداة مفيدة جدًا عندما تعود من عُطلة رسمية أو إجازة أو تتلقى عددًا كبيرًا من الرسائل غير المهمة. فبضغطة واحدة، يمكنك وضع علامة "مقروء" على جميع الرسائل في المجلد المحدد (كالبريد الوارد مثلاً)، مما يزيل العلامة الزرقاء التي تشير إلى عدم القراءة.	Alt + O + MA
	Run Rules Now (تشغيل القواعد الآن) تسمح لك الأداة بتطبيق قواعد الفرز التي قمت بإعدادها مسبقًا على الرسائل الموجودة حاليًا في المجلد (بدلاً من انتظار وصول رسائل جديدة). مثال: إذا كنت قد أنشأت قاعدة لفرز رسائل "المدير" إلى مجلد معين، يمكنك تشغيلها الآن على الرسائل القديمة.	Alt + O + RR
	Show All Folders A to Z (عرض كل المجلدات أبجدياً) نستخدمها لتغيير طريقة عرض المجلدات في جزء التنقل إلى الترتيب الأبجدي، وهو مفيد إذا كان لديك عدد كبير من المجلدات وتحتاج إلى العثور عليها بسرعة بالترتيب.	Alt + O + H
	Clean Up Folder (تنظيف المجلد) أداة قوية تمنع التكرار. تقوم بتحليل سلاسل الرسائل (المحادثات) في المجلد المحدد وحذف الرسائل التي تعتبر زائدة عن الحاجة لأن محتواها مُتضمَّن بالفعل في رسالة أحدث داخل نفس السلسلة بهدف: تقليل حجم المجلدات بشكل كبير. يعني لو عندك ردود على رسائل أو إعادة توجيه لرسائل فسيتم حذف الأساسية لأنها ستكون مضمنة بشكل إضافي ضمن سلسلة المحادثة فلا داعي لتكرارها.	Alt + O + CU
	Delete All (حذف الكل) تقوم بحذف جميع العناصر الموجودة داخل المجلد المحدد مرة واحدة (ليست العناصر غير المقروءة فقط). توضيح بسيط هنا يتم نقل العناصر المحذوفة إلى مجلد "Deleted Items" (العناصر المحذوفة) أولاً، مما يتيح فرصة لاستعادتها قبل حذفها نهائيًا. وهنا يختلف الإجراء عن وظيفة أداة Delete folder في المجموعة السابقة.	Alt + O + DA
	Recover Deleted Items (استرداد العناصر المحذوفة) هذا الأمر هو بمثابة "فرصة أخيرة" لاستعادة الرسائل التي تم حذفها حتى من مجلد "Deleted Items" (العناصر المحذوفة). ملاحظة: يعمل هذا الأمر عادةً مع حسابات Exchange/Office 365 ويسترد العناصر من خادم البريد.	Alt + O + RD

المجموعة الرابعة: المفضَّلة Favorites

تتيح لك إضافة أي مجلد تختاره (سواء كان مجلد رسائل، أو تقويم، أو جهات اتصال) إلى قائمة "Favorites" التي تظهر أعلى جزء التنقل في أوتلوك. ميزة الأداة أنها تضمن أن أهم المجلدات التي تستخدمها بشكل متكرر (مثل مجلد "Inbox" أو مجلد "مشاريع عاجلة") تكون دائمًا في متناول يدك بنقرة واحدة، مما يوفر الكثير من الوقت. واختصارها Alt + O + FA

المجموعة الخامسة: عرض عبر الإنترنت Online View

تساعد هذه الأداة المستخدمين الذين يعملون في بيئات الشركات أو المؤسسات على التحقق من حالة المجلدات الخاصة بهم مباشرة على خادم البريد. واختصارها Alt + O + V

هذه الأداة تفتح المجلد المحدد في متصفح الويب الخاص بك، حيث يتم عرض محتوى المجلد مباشرة من خادم البريد الإلكتروني الخاص بالشركة (عادةً عبر Outlook Web Access - OWA). هي ميزة مفيدة للتحقق مما إذا كان هناك اختلاف بين ما تراه في تطبيق أوتلوك المحلي لديك وما هو مخزن بالفعل على الخادم. كما أنه طريقة للوصول إلى بريدك عندما لا يكون تطبيق أوتلوك متاحًا.

المجموعة السادسة: خصائص Properties

تسمح لك هذه المجموعة بتخصيص جوانب متقدمة للمجلدات، مثل قواعد الأرشفة التلقائية، وأذونات الوصول، وإدارة الاحتفاظ بالبيانات. تعالَوا بنا نتعرف على أدواتها ووظائفها.

رمز الأداة	الوظيفة	اختصار الكيبورد
	Policy (السياسة / سياسة الاحتفاظ) تتيح لك الأداة تطبيق سياسات الاحتفاظ بالبريد (Retention Policies) على المجلد المحدد. إذ تحدد هذه السياسات متى يجب أرشفة الرسائل أو حذفها تلقائيًا بعد فترة زمنية معينة (مثل حذف رسائل "العناصر المحذوفة" بعد 30 يومًا مثلاً)، وهي مهمة للامتثال والحفاظ على مساحة التخزين.	Alt + O + RP
	AutoArchive Settings (إعدادات الأرشفة التلقائية) تمكنك من تخصيص إعدادات الأرشفة التلقائية لهذا المجلد تحديدًا. يمكنك بها تحديد متى تريد أن يقوم أوتلوك بنقل العناصر القديمة من هذا المجلد إلى ملف أرشيف منفصل (PST)، مما يحافظ على سرعة بريدك الوارد الحالي.	Alt + O + A
	Folder Permissions (أذونات المجلد) ميزة المشاركة والأمان. تسمح لك بمنح مستخدمين آخرين (داخل مؤسستك) أذونات للوصول إلى المجلد المحدد. مثال عملي: يمكن للمدير أن يمنح مساعده الإذن بالوصول إلى مجلد "التقويم" الخاص به لإضافة مواعيد أو تعديلها.	Alt + O + FP
	Folder Properties (خصائص المجلد) تفتح نافذة الإعدادات الكاملة للمجلد. تضم عدة علامات تبويب للتحكم في الإعدادات العامة (مثل اسم المجلد)، والنماذج المستخدمة (Forms)، وطريقة عرض محتويات المجلد، وهي نقطة التحكم الرئيسية لمعظم الإعدادات المتقدمة.	Alt + O + P

خاتمة فيها ملاحظات تفيدك

ها قد وصلنا عزيزي القارئ عزيزتي القارئة إلى نهاية رحلتنا في قائمة "Folder". تذكروا أن إتقان هذه القائمة ليس مجرد خطوة إضافية، بل هو الفرق الجِذري بين بريد إلكتروني فوضوي وآخر منظم وفعّال. ابدأ اليوم بتطبيق الأوامر التي تعلمتها. لا تدع فوضى البريد تحبط إنتاجيتك بعد الآن. ابدأوا في إنشاء مجلدات مخصصة في أوتلوك، واستخدمو الأرشفة التلقائية لتحرير مساحة التخزين.

لقد اكتشفنا الآن كيف نستخدم أوامر مثل "New Folder" لإنشاء مساحتنا الخاصة، وكيف نقتنص الرسائل المفقودة باستخدام "New Search Folder"، وكيف نتخلص من الفوضى بسرعة عبر أدوات "Clean Up Folder". هذه الأدوات هي مفتاحنا الحقيقي لتنظيم بريد أوتلوك (Outlook) وإدارة رسائل البريد الإلكتروني (Email Management) بكفاءة.

تعديل المقال